COMUNICACIÓ interna

Un dels grans problemes de l'actualitat és que tenim massa ferramentes per a la comunicació interpersonal. Actualment comptem amb Whatsapp, grups de Facebook, llistes de correu… que ja estan sent usats de manera massiva. No obstant això, sovint aquestes eines generen altres conflictes i nous problemes comunicatius o presenten grans manques en molts aspectes. Les eines que ací compartim són alguns exemples d'aplicacions i plataformes que poden ser útils:

Videoconferències i reunions online

Més enllà de Skype o Hangout podem usar:

• talky.io: És molt còmoda i ràpida d'usar perquè no requereix instal·lar res ni registrar-se. Només necessites indicar un nom per a la sessió i compartir l'enllaç.

• flashmeeting.e2bn.net: Desenvolupada per l'Open University. Permet reunions amb un nombre il·limitat de participants. També facilita enregistraments de les sessions, xat de text, transferència d'arxius, anotacions en viu… Requereix que un usuari es registre per a crear la sessió i cree una contrasenya per a posteriorment compartir-la juntament amb l'enllaç a la nostra llista de contactes.

Eines de debat

• loomio.org: Està tenint un gran èxit com a eina de debat per a grups, des d'organitzacions socials fins a ajuntaments. Part del seu èxit es troba en la seua interfície intuïtiva i neta. Permet votacions dels debats per a augmentar la visibilitat dels més populars.

• reddit.com: Ens permet crear fòrums de debat on puguen participar un gran nombre de persones. Un usuari inicia un fil de debat amb un text propi (o un link), i tots els altres usuaris poden votar si els sembla interessant. Això permet seleccionar de manera ràpida els debats de major rellevància. De cada fil s'obri un fòrum independent on discutir sobre el que s'ha compartit (els comentaris també es poden votar).

• appgree: Eina per a realitzar sondejos massius. Té una interfície similar a Whatsapp. L'aplicació crea un rànquing de les propostes amb més acceptació. És una eina perfecta per a realitzar sondejos d'opinió, pluges d'idees, etc. entre milers de persones alhora. Permet també mantindre converses entre una persona o grup de persones concret (per exemple un grup de treball d'un tema específic) amb els milers d'usuaris de l'aplicació que poden llançar-los preguntes o propostes, seleccionades entre tots en funció del seu interés.

Presa de decisions col·lectives

Aquestes eines no poden ser un substitut per a les reunions o assemblees presencials, sinó que el seu potencial està a enriquir, ampliar o completar els diversos espais de presa de decisions:

• doodle.com o congregar.com: Ens permet triar de manera col·lectiva la data d'un esdeveniment o elegir un tema per votació de diverses opcions preestablides.

• liquidfeedback.org: Una de les plataformes de debat i votació més popular dels últims temps. Usada pel Partit Pirata Alemany per a prendre decisions i popularitzada al nostre país després del 15M. Introdueix el concepte de democràcia líquida, que consisteix a poder delegar el nostre vot per a qualsevol votació en una altra persona, que votaria per nosaltres.

• agoravoting.com: Desenvolupada a Espanya. Inclou també el sistema de democràcia líquida, i altres modalitats de vot i organització. Els desenvolupadors han posat l'accent principalment en la seguretat del vot i la seua verificabilitat. A més d'utilitzar-se internament en partits com Equo.

• democraciaenred.org: Utilitzada pel Partit de la Xarxa a l'Argentina. Conté dues eines interessants: DemocracyOS (eina de codi obert pensada per a facilitar la participació ciutadana en processos de presa de decisió) i Civic Stack (repositori d'aplicacions de codi obert dissenyades per a generar impacte cívic).

Eines per a la comunicació en grups de treball de projectes

• Flock: Eina dissenyada per a la comunicació àgil en la discussió de projectes, compartir idees i presa de decisions.

• Slack: Una de les eines de comunicació per a equips de treball més populars. Algunes de les seues funcionalitats més característiques és que ens permet buscar missatges en converses i tocar amb àudio i vídeo.

• Twist: Destaca la senzillesa en el seu disseny. Les converses s'agrupen per temes i podrem crear grups personalitzats i compartir arxius.

• HipChat: Eina centrada en videoconferència i compartir pantalla. També ens permet enviar arxius i crear grups d'usuaris.

És habitual que en un equip de treball es creuen llistes de correu per a l'enviament d'informació o la presa d'algunes decisions (encara que és important destacar que no estan pensades per a tal fi). Aquesta pot ser una bona opció per a mantindre un contacte constant i continuar o avançar el treball entre reunió i reunió. No obstant això, també es poden generar alguns problemes:

• Crear conflictes si la informació no és entesa per totes les persones per igual.

• Saturar la nostra safata d'entrada.

• Embossar decisions si no tot el món respón a una pregunta.

• Etc.

Per això,compartim algunes pistes que podrien ajudar a millorar la coordinació d'un equip via mail:

• És important llegir els missatges amb atenció. A vegades llegim els mail amb massa velocitat o saltant paraules i paràgrafs. No obstant això, quan usem les llistes de correu dins d'un col·lectiu, qualsevol informació és important i ha de ser assimilada. Si no llegim amb atenció pot ser que ens saltem una data important, un tema al qual després es farà referència en una reunió, unes dades rellevants…

• De la mateixa forma que has de llegir tranquil·lament un mail, també has de contestar sense presses. Tingues en compte que el que escrius ho llegiran els teus companys i han d'entendre el que vulgues transmetre tal com ho entens tu.

• Revisa abans d'enviar. Pot ser que en llegir de nou el teu mail cregues que alguna cosa no s'ha explicat bé, et falten algunes dades o vulgues afegir o llevar informació. Encara estàs a temps de fer el teu missatge més comprensible.

• Grups de correu en les entitats socials. Distints temes = diferents correus. Els direm fils. Cada tema l'escrivim en un correu diferent amb un assumpte clar que li faça referència, i així tots els correus que es contesten creen un “fil” de conversa relativa només a aqueix tema. Manejar diferents temes en un mail el fa llarg i difícil de contestar en grup. A més si canvies de tema, canvia l'assumpte. A vegades iniciem un correu rebut per a iniciar un altre fil: canvia l'assumpte. A vegades en la conversa el tema varia: hem de variar l'assumpte.

• Punxar a respondre a tots quan així ho vulguem. Encara que tinguem una llista de correu creada, quan escrivim des dels nostres mail a aquesta llista, a les persones destinatàries ens arribarà com a remitent una persona, no la llista. Per tant, si només responem de la forma habitual només estarem escrivint al remitent.

• No esperes una resposta immediata. Un correu no és com un programa de missatgeria instantània així que haurem de donar un temps raonable perquè tothom participe. D'altra banda, des del punt de vista dels receptors, hem de saber que altres estan esperant una resposta per part nostra. Per tant, cal establir un compromís mutu en l'enviament i recepció de respostes, així com un equilibri entre paciència i esforç per contestar al més prompte possible.

• Preguntar quan no entenguem alguna cosa. És possible que una informació no siga entesa per tothom de la mateixa forma, o tinguem dubtes en la interpretació d'un missatge d'algun company. Abans de seguir el debat, llegir entre línies o pressuposar què és el que es diu, és millor preguntar i demanar aclariments. Els problemes de comunicació dins dels grups de treball poden donar lloc a conflictes interns greus.

• Un grup de correu no és l'espai per a la presa de qualsevol decisió. En aqueixa lògica, no és un substitut a les reunions presencials, sinó més aviat un complement per a millorar la nostra coordinació. N'hi ha decisions importants que requereixen ser preses des del presencial i, per tant, haurem d'esperar que aquestes reunions tinguen lloc.

• Respon, sempre respon. Encara que creguem que generem “soroll” o augmentem el nombre de mails, d'altra banda i encara que no aportem res nou a la conversa, també hem de fer arribar a la resta de l'equip (ja que pot ser que estiguen esperant la nostra opinió) que hem llegit una informació, estem d'acord o no amb una decisió…

• Utilitza formats de text. Destaca paraules en negreta o amb diferent color que permeten una primera lectura en diagonal. Organitza bé el contingut en diferents nivells (servint-te de les vinyetes i numeració).

Grups de WhatsApp, de correu electrònic, de Xarxes Socials com Facebook o LinkedIn, fòrums… sovint les Organitzacions Socials usem aquestes eines per a generar debats o presa de decisions. No obstant això el seu ús no està exempt de problemes: soroll, falta d'informació, barreres de comunicació, asincronia en les aportacions…

Podem partir de reconéixer que les mateixes possibilitats que defineixen aquestes eines són alhora les seues potencialitats i principals riscos:

• Immediatesa. Possibilita una coordinació eficaç i quasi en temps real. Per contra la informació es perd ràpidament i és difícil de recuperar.

• Participació massiva. Permet un alt grau de participació però l'abundància d'aportacions, moltes vegades poc rellevants, genera “soroll”.

• Comunicació en qualsevol moment i en qualsevol lloc. Els dispositius mòbils ens permeten participar d'un debat des de qualsevol lloc i a qualsevol hora. Per contra, moltes vegades aqueixos desajustaments de temps i espai generen conflictes entre les diferents disponibilitats dels participants.

• Les característiques tècniques de les eines són només una part del control de les mateixes (el que ens permeta fer l'aplicació o no i com configurar-la). Són a més característiques en les quals més difícilment podem influir. Per tant, haurem d'influir més en els nostres hàbits en usar aquestes eines. Per a això, us recomanem que es pacten unes normes o netiqueta i establir un compromís en complir aquest acord.

En aquest sentit algunes recomanacions que fem podrien ser:

• No duplicar els mateixos debats en eines diferents (per exemple, usar dos canals diferents per a un mateix debat com un grup de correu i un altre de WhatsApp). No totes les persones podran llegir totes les aportacions i, d'altra banda, algunes es duplicaran.

• Definir quines eines valen per a quines comunicacions. No totes valen per a tot, a vegades és millor tindre una reunió presencial, usar grups de correu (on la informació es perd menys i el nivell de soroll és menor)… que les eines de missatgeria instantània. Per contra, a vegades perdem molt temps en les reunions presencials per a parlar temes que es poden traslladar a l'online (per exemple, posar una data).

• Revisar la informació abans de publicar-la. Cal pensar que el missatge el llegiran altres persones, pot ser que en llegir de nou la informació es detecte alguna cosa que poguera no ser ben interpretada, falten algunes dades importants o es vulga afegir o llevar informació.

• Establir moderadors rotatius. Pot ser que creant una responsabilitat de moderar la comunicació, i que aquesta siga rotativa, ajude a sensibilitzar i empatizar a tots els membres d'un grup de debat. Les responsabilitats assumides per una mateixa persona generen «cremades» i dependència cap a aqueixa persona.

• Preguntar quan no s'entenga alguna cosa. Abans de seguir el debat, llegir entre línies o pressuposar què és el que es diu, és millor preguntar i demanar aclariments.

• En eines tipus WhatsApp o grups de Facebook establir horaris de participació i dates tope en les preses de decisions, que donen marge a la participació però no facen confús el moment final de tancar una decisió.

• Si l'eina ho permet (per exemple, un grup de correu electrònic), utilitzar formats de text. Destacant idees en negreta o amb diferent color, ús de vinyetes i numeració per a llistar text, usar diverses grandàries de lletra, crear títols o diversos apartats…

• Llegir les últimes aportacions abans de realitzar una nova per a evitar duplicitats. Podem pensar que és més àgil contestar de manera immediata, però el realment eficaç és llegir les últimes aportacions per a evitar duplicitats i confusions.

• Complementar amb altres eines de funcionalitats i temàtiques específiques. Per exemple, una votació per a establir un dia de reunió per WhatsApp pot ser un infern, però es poden usar sistemes d'enquestes de disponibilitat com doodle. I un altre exemple pensat per a grups de mares i pares és Qids, que intenta solucionar alguns dels problemes comuns en aquests grups: no associar el nom del pare o mare amb el nom de l'alumne, mesclar missatges que no tenen relació amb l'àmbit acadèmic dels fills, vídeos i fotos de tota mena…

• Establir una extensió màxima per a les aportacions. Això obligarà la gent a pensar els seus textos i revisar-los abans de publicar-los. Aqueix és l'èxit de Twitter, no?

• Tindre en compte símbols i expressions per a contextualitzar. La falta de comunicació no verbal (to de veu, gestos, expressions…) descontextualiza la informació i moltes vegades es produeix falta d'entesa perquè no s'interpreta un missatge de la mateixa forma que cara a cara.

Són només alguns suggeriments. El millor és que això s'elabore de manera conjunta analitzant primer els errors en la comunicació actual i després establir el vostre propi codi de conducta.

Des que es va declarar l'Estat d'Alerta a Espanya amb motiu de frenar l'expansió del coronavirus covid-19, són moltes les organitzacions que han implantat el teletreball per a, almenys, una part de la plantilla. Usar ferramentes de teletreball en les associacions ja era freqüent per la falta de temps i les agendes complicades que teníem per a fer reunions presencials però és ara quan les estem usant de forma més intensiva.

Encara que hi ha moltes eines i segurament ens deixem algunes importants ací teniu algunes de les més importants:

Eines per a mantindre la comunicació i coordinació online

Per a mantindre una comunicació entre el grup de treballadors/as de l'oficina estem usant Hangout de Google. Aquesta eina permet videoconferències i un canal de xat en el qual es pot escriure o passar documents.

També usem Skype, ja que és una de les eines més usades. Skype, a més de les opcions bàsiques de cridades, videoconfereències i xat, també permet compartir pantalla. A més, de forma més puntual i personalment, també per a reunions virtuals es pot usar Jitsi, de molt fàcil maneig, gratuïta, s'usa a través del navegador sense necessitat d'instal·lar un programari i sense necessitat de registre.

D'altra banda, per al dia a dia, hem creat un grup en l'app de missatgeria instantània Telegram. Hem optat per telegram perquè hi ha menys soroll i incorpora algunes funcionalitats extra que no té WhatsApp.

Eines per a compartir arxius i elaborar documents de manera col·laborativa

El servei de Google Suite per a Organitzacions Sense Ànim de Lucre. Aquest servei permet a les associacions tindre correus amb un domini corporatius i disposar d'un saldo gratuït per a crear anuncis en Google, entre altres serveis. Però la necessitat que ens pot cobrir principalment és la compartir arxius i documents a través del servei Google Drive, ja que permet crear equips de treball i emmagatzemar i compartir arxius en el núvol (amb una quota major que els comptes personals, fins a 30 Gb), editar-los online, sincronitzar-los en local des d'un pc…

D'altra banda també podem acudir a Dropbox Plus, que permet emmagatzemar i compartir arxius en el núvol (i sincronitzar-los de manera selectiva amb el nostre pc o un altre dispositiu). Encara que no és gratuït, té una capacitat molt major que Google (2 Tb) i es pot usar sense necessitat que tot l'equip tinga un compte de gmail.

Planificació i organització de projectes i tasques

Per a portar un seguiment de tasques lligades a un projecte, pots usar Trello. Aquesta eina permet crear panells temàtics per projectes amb les persones implicades i portar un seguiment de tasques o un desglossament d'accions a través de targetes visuals. La versió gratuïta és suficient per a equips de mitjà i menut treball i es pot usar online a través del navegador o instal·lar apps per a la versió mòbil.

A més també disposes de Slack, que a més de planificar projectes i tasques, incorpora canals de comunicació interna (xat i videollamadas), compartir arxius o usar apps de tercers com Google Drive o Dropbox.

Altres eines.

Per a decidir, a través de vots, dates de reunions o esdeveniments de manera col·lectiva sense necessitat de debatre-les en altres canals com els grups de missatgeria instantània, en moments puntuals hem usat Doodle.

Quan hem tingut la necessitat d'enviar arxius pesats que no entrar com a adjunt en un correu (vídeos, documents de gran grandària, presentacions…), hem usat We Transfer. A través d'aquesta plataforma podem enviar arxius de fins a 2 Gb. També permet xifrar-los amb contrasenya si fora el nostre desig.

Respecte al disseny online (sense necessitat de tindre elevats coneixements de disseny gràfic ni instal·lar programari professional, car i complex com Photoshop o InDesign), sobretot ús Canva, que inclou milers de plantilles i recursos gràfics.

Si necessites algun arxiu o usar algun programa del teu ordinador de l'oficina i no pots acudir i només pots treballar amb un altre ordinador des de casa, existeixen programes de control remot.

Un dels programes més coneguts és TeamViewer, la llicència personal dels quals per a controlar remotament un pc és gratuïta. També pots usar l'escriptori remot de Chrome, gratuïta i que permet l'accés no sols al navegador Chrome sinó a tot l'ordinador.

Finalment, pots usar diversos calendaris compartits de Google Calendar perquè tot l'equip sàpia que activitats hi ha programades, reservar sales en l'oficina, indicar les vacances d'un company, formacions i reunions de qualsevol treballador/a… D'aquesta forma podem evitar solapar activitats, sabem qui està o no en l'oficina i podem portar un seguiment de tots els nostres projectes i activitats.