TEMA 2: EL PRESSUPOST

Si a qualsevol de nosaltres ens preguntaren quant gastem en menjar, transport, oci, vestit o calçat al mes, possiblement tardaríem uns minuts a respondre, o fins i tot contestaríem que realment no ho sabem. Hauríem d'acudir als extractes de les targetes, del banc o a la llibreta d'estalvi i sumar per a contestar a aqueixa pregunta.

Si no sabem quant ens gastem, per tant, tampoc sabem si estalviem o no, i quant. Només arribat un moment determinat en el qual vulguem realitzar una determinada inversió o despesa, ens posarem a “tirar comptes”.

Aquest és un error molt comú en la majoria de les persones i associacions, que en més d'una ocasió pot desencadenar en distraccions financeres que ens costen molts diners i disgustos. El cas més extrem és la fallida. Si les empreses porten la seua comptabilitat al dia i coneixen en tot moment com és la seua situació econòmicofinancera i utilitzen aquesta informació per a corregir possibles desviacions i planificar accions futures: Per què nosaltres no podem fer-ho? Al cap i a la fi, la nostra economia funciona igual que la seua.

QUÈ ÉS EL PRESSUPOST ASSOCIATIU?

És un instrument de previsió i anticipació que s'elabora a partir dels ingressos i de les despeses. Una vegada realitzat el pressupost, podrem anar comprovant si les previsions es compleixen, és a dir, si l'estem gestionant bé i es compleixen els nostres objectius, o si hi ha desviacions i les podem corregir.

PER A QUÈ FER EL PRESSUPOST?

Cada persona pot trobar un motiu, segons la utilitat que li vulga donar. Podem esmentar:

1. Per a mantindre les despeses en funció dels ingressos.

2. Per a evitar problemes de tresoreria.

3. Per a poder fer front a moments difícils.

4. Per a controlar el nivell de despesa.

5. Per a saber quina és la situació de la nostra economia en qualsevol moment.

6. Per a realitzar previsions tant de despesa, d'inversió o d'estalvi.

7. Per a planificar a curt, mitjà, o llarg termini.

COM FER EL PRESSUPOST?

És molt simple. Utilitzarem instruments tan senzills com un full de paper, un bolígraf i una calculadora o bé informàtics com un full de càlcul. Es tracta de realitzar un quadre de doble entrada: en una columna els ingressos i en una altra, les despeses.

En la columna ingressos, anotarem les quotes, subvencions, patrocinis, donacions i ingressos per activitats econòmiques, o qualsevol altra entrada de diners que puga tindre la nostra economia associativa.

Quant a la columna de les despeses, podem diferenciar segons la naturalesa de la despesa. Així serà més fàcil controlar-les i si és necessari, estudiar com d'ells es pot reduir o fins i tot prescindir.

1. Despeses fixes: Són aquelles despeses obligatòries (impostos,) o aquells als quals ens hem compromés com ara lloguer de l'habitatge, hipoteca, subministraments, etc.). No pagar-los suposa exposar-se a problemes com a tall de subministraments, desnonament de l'habitatge, embargaments, etc.

2. Despeses corrents: No són obligatòries perquè no existeix contracte ni obligació legal, però són necessaris per a la nostra vida diària. Parlem de les despeses material d’oficina, aigua potable, compres de material per fer les activitats…

3. Despeses ocasionals: Són despeses irregulars.

Hem de tindre en compte que encara que la majoria de les despeses fixes en general solen tindre un import constant al llarg de l'any (hipoteca, lloguer), altres despeses poden ser més o menys quantioses segons un determinat període de l'any (subministraments en els mesos d'hivern), o produir-se en un determinat moment (impostos), per la qual cosa el pressupost no pot/ha de ser uniforme tots els mesos.

Realitzarem el pressupost amb els documents necessaris (factures, rebuts, extractes bancaris, anotacions en la llibreta d'estalvi, etc.).

Una vegada realitzat el pressupost, és l'hora d'analitzar les dades i traure les nostres pròpies conclusions:

1. Cobrim les despeses?

2. Generem un romanent per a fer front a possibles eventualitats?

3. Necessitem reduir despeses?

4. Podem estalviar?

5. Quins ajustos hauríem de / podem realitzar?

6. Quines són les previsions per als pròxims mesos?

MANTINDRE L'EQUILIBRI PRESSUPOSTARI

En general, quan parlem de manejar el pressupost, parlem de controlar el nivell de despeses, atés que el d'ingressos solen ser constant i no variar, almenys a curt termini.

És per això que el pressupost que realitzem al començament de l'any ens servirà per a controlar si les despeses s'han reduït, mantingut o augmentat al llarg del mateix.

Existeixen unes normes que hem de seguir perquè tinga utilitat el control d'aquest.

1. No tots els mesos són iguals. Alguns són més “tranquils” en el que a despeses es refereix, la qual cosa ens facilitarà estalviar per a fer front als mesos de major despesa.

   • Cada mes:

     • Fer els comptes regularment ajudant-nos de les factures i dels comprovants bancaris.

     • Fer recompte dels ingressos necessaris per a pagar les despeses fixes.

     • Evitar sobrepassar l'import fixat per a les despeses corrents.

2. En el cas que els ingressos canviaren, tindrem en compte aquest fet per a reajustar tant les previsions com a nous objectius.

FINANÇAMENT

A l’hora de realitzar una compra o una inversió, si no comptem amb els recursos necessaris, solem recórrer al finançament alié. En moltes ocasions, no ens parem a pensar si realment necessitem aqueixa compra, i si sol·licitem finançament, a quin cost i què ens suposa.

Hem de reflexionar sobre les implicacions del que pot semblar una simple operació. Contraure un deute amb una entitat pot desequilibrar les nostres finances i comprometre seriosament la nostra economia.

Evitar el sobreendeudament és l'objectiu. En aquesta part n’oferim pautes útils a l'hora de subscriure qualsevol operació de finançament. No es tracta d'alarmar, sinó de conscienciar sobre el consum responsable i el finançament coherent i meditat, reduint en la mesura que siga possible els perills de l'endeutament excessiu.

Per això, presentem una llista de qüestions hem de contestar ABANS de fer un pas en fals.

1. Necessite realitzar eixa despesa/inversió?

2. Es tracta d'una necessitat o d'un capritx?

3. És una compra impulsiva? Si espere uns dies, continuaré volent fer aqueixa compra o despesa?

4. És bon moment per a això?

5. Puc esperar i estalviar?

6. Quant en necessite?

7. Quines són les condicions: tipus d'interés, comissions, etc.?

8. Durant quant temps estaré pagant el préstec?

9. Quina serà la quota que hauré de pagar?

10. Quants diners retornaré en total?

11. Què ocorrerà si deixe de pagar alguna quota?

Hem de reflexionar sobre l'oportunitat o no de la compra o despesa i de l'operació financera que ho farà possible.

És important ser absolutament sincers amb nosaltres mateixos, valorar els ingressos segurs i les despeses fixes actuals més els eventuals que puguen esdevindre a curt-mitjà termini. No condueix a res enganyar-nos, pensar que potser més endavant comptarem amb ingressos superiors als que tenim en l'actualitat o que podrem satisfer les nostres necessitats bàsiques amb menys diners.

Per a saber fins a on ens podem comprometre, aprendrem a treballar els termes “Capacitat d'endeutament”i “Límit d'endeutament”.

CAPACITAT D'ENDEUTAMENT = 35% INGRESSOS NETS

LÍMIT ENDEUTAMENT = 40% INGRESSOS NETS

Aquestes dues fórmules són molt clares. Els seus propis noms ens indiquen, d'una banda com és la capacitat de la nostra economia per a afrontar nous endeutaments sense exposar-nos a problemes i on està el límit.

A partir de les columnes d'ingressos i despeses del pressupost podrem saber com és la nostra capacitat d'endeutament. Si la suma total de les despeses supera el límit del 40% dels ingressos, podem incórrer en una situació d'alt risc de sobreendeudament.

Encara que els números “quadren”, és a dir, no superen els límits d'endeutament, no hem d'oblidar deixar un marge de maniobra per a cobrir possibles eventualitats i imprevistos que es poden presentar: reparacions, sancions, minoracions, etc.

Amb números per a les despeses esperades i els ingressos projectats, s'ha fet el treball preliminar de preparar un pressupost anual. Ara és temps d'usar aquests números per a donar-li sentit a les finances de la teua organització per a l'any vinent.

ANALITZAR I AJUSTAR EL PRESSUPOST

Ara que es tenen tots els números junts, podem usar per a fer un pressupost que tinga sentit per a la teua organització. El que es té fins ara és la matèria primera: per a crear un pressupost, hem d’usar-lo per a decidir el que veritablement es pot gastar i en què es gastarà.

Pas 1: Establir les teues xifres en un format útil:

Si el teu pressupost serà útil, aquest ha d'estar organitzat de tal manera que es puga establir exactament quant es té disponible per a gastar en cada categoria de despeses. Simplement comparant les teues despeses projectades amb els teus ingressos projectats podria no necessàriament dir-te si es té els diners suficients per a fer tot el que es vol, ja que alguns ingressos poden vindre amb certes restriccions en la forma de finançament així com en les formes en què pot gastar-se.

La forma més simple de fer això és usant un full de càlcul. Simplement, un full de càlcul tindrà una llista de les fonts de finançament al llarg de la seua part superior i una llista de categories de despeses que va cap avall en la vora esquerra, llavors cada columna vertical representa una font de finançament, i cada fila horitzontal representa una categoria de despesa. On cada columna i fila s'ajunten ací hauria d'estar un número representant la quantitat de diners particulars de la font de finançament que va a aqueixa categoria particular de despeses (la fila).

El format del full de càlcul permet assignar els fons restringits a la categoria apropiada llavors et permet veure quant diners està disponible per a cada despesa en cada categoria. E

Mentre es pot preparar un full de càlcul perfectament bé amb una fulla i un llapis, és infinitament més fàcil i flexible usar una computadora. Programes (programari) de tota mena estan disponibles, amb programes molt simples per a fulls de càlcul. L'avantatge del full de càlcul en la computadora és que ella mateixa s'ajusta, podem configurar-la perquè en canviar les xifres en les cel·les, els totals també canvien. Trobarem quan comence a treballar en el seu pressupost que aquestes característiques estalvien una enorme quantitat de temps i problemes. Val la pena l'esforç que es pren per a aprendre a manipular i usar aquests softwares.

Pas 2: Comparar les despeses totals amb els ingressos totals.

Si les teues despeses projectades i els ingressos són aproximadament iguals llavors el teu pressupost està balancejat.

Sempre que es puga fer que les coses funcionen amb qualsevol restricció que estiga en el teu finançament, es pot aconseguir el que s'ha previst en l'any vinent.

Si les teues despeses projectades són significativament menors que els ingressos projectats, felicitacions! estàs en la posició envejable de tindre un superàvit en el teu pressupost. Aquesta circumstància et deixa amb la possibilitat d'expandir o millorar l'organització o de posar diners a part per a quan es necessite.

Si les teues despeses projectades són significativament majors que els teus ingressos projectats, es té un dèficit en el pressupost. En aquest cas, es té ja siga que trobar més diners o tallar despeses en ordre de fer funcionar a la teua organització l'any pròxim.

Pas 3: Si el teu pressupost està balancejat no s'està necessàriament lliure de perill.

Encara es necessita estar segur que es pot usar els diners en la manera que s'estava planejant. Es pot posar suficients diners en cadascuna de les categories de despeses projectades, donades les restriccions que existeixen en el teu finançament? Si s'han omplit les caselles d'acord amb les restriccions del teu finançament, el teu full de càlcul deuria immediatament deixar-nos saber si es té un problema en aqueix sentit. Si existeix un problema, hi ha diverses maneres de fer-li front.

• És possible fer un acord amb alguna entitat financera que et permeta usar els diners en la manera que tu vulgues o que et permeta més llibertat.

• És possible poder reassignar algunes despeses d'una categoria a una altra. Si no tenim suficients diners per a pagar un director assistent, per exemple, té sentit nomenar-ho com un coordinador d'un programa particular, i pagar part del seu salari dels fons assignats a aqueix programa.

• En alguns casos, pot ser necessari replantejar-se les prioritats una mica, així els diners poden ser gastats de conformitat amb les restriccions de finançament.

No obstant això, és important recordar que la missió, filosofia i meta de la teua organització haurien de conduir el teu finançament i no de manera inversa. Crear un programa simplement per a fer ús del finançament disponible és usualment una mala idea,

Pas 4: Si es té un superàvit (excés)... (Significativament més ingressos que despeses),

Si les restriccions financeres no presenten problemes per a la nostra organització, estem en una posició envejable. Es tenen un nombre d'opcions i totes elles són bones. Només hem d’estar segurs de no gastar el teu superàvit abans de tindre'l a les mans, probablement no serà diners en efectiu fins al final de l’exercici, i encara s'ha de pagar pel funcionament de l'organització en aqueix temps. Si es planeja usar-ho en l'any vinent fiscal, les teues estimacions del que es gastarà hauria d'estar contemplat dins del teu pressupost; el teu document final podria ser un pressupost balancejat, en comptes d'un que tinga un superàvit, però s'estaria obtenint més que l'originalment es tenia planejat.

La ruta més conservadora és tractar de seguir conforme al teu pressupost, i invertir o depositar en el banc els diners que té es té de més per al final de l'any. Això et donarà un suport per a utilitzar en cas d'emergències, o diners que es pot usar en el futur per a alguna cosa que l'organització realment desitja o necessita fer.

• Es pot usar el teu superàvit per a millorar les condicions de treball dins de l'organització: augmentar salaris, agregar paquets de beneficis, etc. És important recordar que una vegada que siguen institucionalitzat aquests canvis, s'està obligat a mantindre'ls.

• Es pot comprar coses que no es tenia la capacitat de pagar. Tal vegada s'està desesperat per un nou sistema de computació o nou mobiliari. Tal vegada hi haja materials per al programa que es volien des de fa molt temps. Aquesta podria ser l'oportunitat que s'estava esperant. L'avantatge de comprar equips o altres elements tangibles és que es tindran independentment que es tinga un superàvit en el futur.

• Es pot considerar agregar posicions o començar un programa o iniciativa totalment nou, tal vegada un que s'havia vingut planejant des de fa llarg temps. Com sempre, es necessita estar segur que tot el que comença promoga la missió i la meta de l'organització i no és alguna cosa que s'està fent només perquè es té els diners. Si s'està començant un programa nou, també s'està adquirint el compromís de mantindre'l per un període d'anys, perquè tinga el temps suficient per a tindre èxit.

• Es pot pensar sobre inversió de capital a llarg termini, com el comprar un edifici. Podríem assegurar-se la renda durant la resta de la hipoteca (probablement 20 anys), i podria també brindar alguns ingressos a l'organització amb els ingressos d'igual manera, en llogar part de l'edifici per a altres organitzacions.

El superàvit podria no ser prou gran per a permetre canvis significatius a la teua organització per si mateixa, però pot proveir els mitjans per a entrar en col·laboració amb altres organitzacions, amb el propòsit d'aconseguir un objectiu que cap organització podria fer per si sola.

Pas 5: Si tenim un dèficit...

És el més difícil de tractar dels altres tres estats del teu pressupost. És necessari, per al final d'any fiscal, poder pagar tot el necessari per a mantindre corrent i mantindre el treball de l'organització. Si el teu pressupost diu que no hi ha suficients diners per a fer això, s'han de prendre decisions difícils. En molts casos, una organització podria necessitar combinar diverses o totes de les següents possibilitats per a poder fer treballar el teu pressupost.

Començant amb les fàcils:

• Si es té suficients diners en el banc o en inversions d'anys anteriors, es poden usar-los per a poder completar bé el pressupost.

• Es pot tractar d'augmentar els diners addicionals que es necessita mitjançant subvencions, esforços i esdeveniments de recaptació de fons, incrementant els teus honoraris per serveis, etc. Si es té un pla per a incrementar els guanys hauria de figurar en la seua estimació d'ingressos. Però s'ha de ser conscient que això és sol una projecció no és diners “reals” fins que la meta financera que representa és aconseguida.

• Es pot tractar d'estalviar diners en col·laborar amb una altra organització per a compartir els costos de servei, personal, materials i equips.

• Es pot tractar de tallar despeses, reduint alguns dels teus costos: usar menys electricitat , supervisar l'ús del telèfon, reutilitzar els fulls vells com a notes de paper, tractar d'obtindre donacions d'alguns articles que s'havien planejat comprar, etc. Pots obtindre una assegurança més barat? O un servei més barat d'Internet? Alguns estalvis més grans podrien donar-se en trobar un lloc més barat o espai donat (sempre que el trasllat no pose en perill el treball de l'organització.)

• Es poden tallar despeses eliminant alguns elements del teu pressupost.

Una guia per a retallar pressupost

Si es retallarà pressupost, és una bona idea tindre un sistema racional per a fer-lo. Ací li donem un suggeriment per a fer-ho pas a pas, un procés que li permet veure que és més i menys necessari, i per a prendre decisions acurades sobre què es pots fer sense algun element i el que no es pot fer.

Mirar sempre a aqueixos elements que no són necessaris per al seguiment de l'organització -- la categoria "despeses estimades per a aquells elements que no s'està segur que es puguen adquirir, però que li agradaria fer o tindre per a l'any vinent". Un programa que planegem començar enguany, però no necessàriament s'ha de fer, una nova fotocopiadora quan l'altra encara funciona; vertaders mobles en comptes dels vells que s'han estat utilitzant—tot això podria ser posat fora del pressupost sense danyar la integritat de l'organització.

En eliminar alguns o tots aquests elements es podria balancejar el teu pressupost? Siga o no la resposta “si”, es deuria només retindre aquests elements en cas de:

• Que existisca un ingrés per a pagar per ells, o es tinga un pla per a trobar-lo, i/o

• Estiga acordat que eixes despesessón prou importants perquè l'organització pague per ells de qualsevol manera, i es prendrà el risc que tindre un deute o despeses per a cobrir-los d'alguna altra manera. Si en eliminar alguns o diversos d'aquests elements no produeix suficients diners per a posar el pressupost en balanç, s'ha d'ha de fer front a un repte més gran.

• Pots tallar o retallar la quantitat elements tangibles físics, que es necessiten per a fer funcionar el programa, o tallar els costos de servei d'alguna manera? Pots gastar menys del que vas planejar en els subministraments per a l'oficina i el programa, per exemple, sense posar en risc la qualitat del que s'ha fet? Pot l'organització assumir la neteja o la pintura de l'oficina, o donar-li manteniment a un vehicle o suspendre línies de telèfon de l'oficina?

Finalment, si res més serveix per a balancejar el pressupost, es podria haver de considerar retallar qualsevol cosa que l'organització fa, que usualment es tradueix a les posicions del personal remunerat. Ací hi ha diverses formes per a estalviar diners és aquesta àrea, algunes menys plaents que unes altres.

• Reduir les hores d'un o més treballadors si les persones estan en salaris per hora.

• Reduir un o més posicions de temps complet a mig temps.

• Acomiadar a un o més persones de la plantilla.

CREAR UN PRESSUPOST REAL

Mentre el full de càlcul és probablement el que s'usarà per a seguir-li la pista a les seues finances, també es vol posar el pressupost en una forma que tots els involucreu-vos en l'organització el puguen entendre. Depenent d'exactament quanta informació vulguem que les persones tinguen, hi ha diversos formularis que es poden usar.

Probablement el document de pressupost més simple és un que projecte les despeses per categories i els ingressos projectats per fonts, amb totals per a cadascun. Així, qualsevol pot veure quant es pretén gastar, quant es pretén rebre i quina és la diferència, si hi ha una.

Una altra possibilitat seria usar el propi full de càlcul com un document de pressupost, per a aquells que vulguen veure exactament com els diners va ser utilitzats. Moltes organitzacions proveeixen a les seues juntes amb els dos, un pressupost simple i un full de càlcul, perquè així els membres de la junta que estan ansiosos d'entendre les finances de l'organització puguen tindre una imatge clara, mentre uns altres poden mirar si el pressupost està balancejat, que podria ser el que més volen saber.

TREBALLAR AMB EL TEU PRESSUPOST

Una vegada que es té un pressupost exacte i balancejat per a l'any fiscal, es té la base per a controlar les finances de l'organització durant aqueix període. En comparar el pressupost amb les teues despeses reals en el transcurs de l'any, es pot saber immediatament si es tindrà problemes en una categoria particular de despeses, i prendre els passos per a fer alguna cosa sobre aquest tema.

La majoria de les organitzacions s'asseguren de revisar el seu pressupost de forma regular—una vegada al mes és usualment raonable—i revisar-lo tantes vegades com siga necessari per a mantindre'l tan exacte com siga possible. Si es rep una subvenció que no es va anticipar o si les teues despeses no són els estimats, aquestes coses han d'estar contemplades dins del pressupost, i es converteixen en part d'un pressupost nou i més exacte.

En qualsevol temps durant l'any, les afirmacions següents han de ser veritat:

• El pressupost hauria de dir si encara hi ha algunes llacunes en el finançament i exactament on estan.

• Ha de mostrar, mitjançant projectes de fonts financeres i les quantitats d'aquestes fonts han produït fins al moment, exactament que es necessita fer per a tancar aqueixes llacunes.

• El pressupost pot dir si hi ha despeses excessives (o inferiors) en qualsevol categoria de despeses i permetre't transferir diners d'una categoria a una altra o adaptar-se en alguna altra forma a un desenvolupament inesperat. En altres paraules, el teu pressupost fa el possible donar un seguiment acurat dels teus diners, per a ajustar-se a canvis i no gastar més del que es deu.

• El treball que vas fer en desenvolupar el pressupost abans que l'any fiscal començara pot ser usat per a guiar el treball de l'organització sobre el curs de l'any fiscal. Si es tenen despeses o ingressos anticipat, l'organització ja ha pres les decisions sobre les prioritats, i vosté sabrà que agregar o tallar amb la finalitat d'aconseguir l'equilibri en el pressupost.