Gastos

Una vegada que ha configurat els seus sistemes i tot està en ordre, ha de tractar amb les tasques diàries de realment utilitzar i portar el control dels seus diners. El maneig diari dels diners, a més del flux de caixa, involucra el mateix tipus de compra comparativa, regateig de preus, i negociació dels millors tractes que les famílies realitzen. També significa mantindre els seus sistemes i assegurar-se que realment s'utilitzen. No ajuda comptar amb un bon programari si en primer lloc ningú ingressa els números, o ningú els registra.

Un element quotidià important de l'administració de diners que no discutirem detalladament ací és construir i mantindre relacions personals entre persones de la seua organització i propietaris, proveïdors, clients i finançadors. Sempre és més fàcil negociar per a obtindre alguna cosa ràpidament, per a obtindre una treva en un termini de pagament, etc., si vosté té una relació personal amb la persona a la qual li està fent un requeriment. També provoca que fer negocis en general siga més fàcil i agradable. La realitat és que el món funciona amb relacions personals: mentre més i millor puga cultivar-les, millor serà per a la seua organització, i més simple serà la seua administració financera.

COMPRA DE BÉNS I SERVEIS

Òbviament vosté vol que els seus diners rendisca el màxim possible. Una manera d'assegurar-se això és en comparar els preus de diferents proveïdors, i buscar les millors ofertes en béns i serveis.

Existeixen també altres possibilitats:

• Considerar detingudament botigues o signatures de serveis amb les quals potser podria fer negocis, i comparar no solament els seus preus, sinó el tipus de suport que ofereixen, i exactament què obtindrà pels diners. El més barat no sempre és el més intel·ligent.

• Formar part d'una cooperativa de compres. Algunes vegades les organitzacions sense finalitats de lucre s'uneixen per a negociar convenis de grans volums amb proveïdors. Potser pot obtindre articles d'oficina, mobles, o altres articles a tarifes reduïdes si forma part d'un grup que ordena aquestes coses en grans quantitats.

• Compartir equip, posicions i serveis. Dos o més organitzacions poden estalviar diners en compartir una fotocopiadora, una recepcionista, o un recol·lector de fem.

• Utilitzar Internet. Les millors ofertes sovint apareixen en-línia, especialment si les seues necessitats no són d'avantguarda.

Amb qualsevol d'aquestes estratègies, recorde que és important balancejar els diners que estalvia amb el valor del que obté - el nivell de servei, per exemple, o suport tècnic gratuït - i el temps i esforç que li dedica. Si li pren a una persona de l'organització un dia per a trobar una oferta d'una nova computadora, quina és la diferència entre aqueix sou diari i la quantitat que vosté va estalviar? Si no és considerable, probablement no val la pena. D'igual forma, si comprem un equip barat que està constantment eixint de l'oficina per a ser reparat no ha trobat un bon negoci.

MANTINDRE ELS SISTEMES

A mesura que utilitza el seu pla d'administració de diners diaris, vosté ha d'assegurar-se que tots els sistemes que va dissenyar tan acuradament continuen treballant adequadament.

Algunes de les àrees que s'han de mantindre:

• Ingrés de dades i suport. Qualsevol sistema informatitzat -comptabilitat, comptes per pagar / per cobrar, nòmina de pagaments -necessita l'ingrés correcte de dades, perquè sempre estiguen al dia.

• Pagar factures i facturar. El seu sistema és inútil almenys que algú realment faça el treball d'oficina amb regularitat, i mantinga registres detallats.

• Nòmina de pagament i Impostos.

• Auditoria i requisits tributaris de l'organització.

• A més de la manutenció general del sistema, és important avaluar els sistemes contínuament per a assegurar-se que estan funcionant eficientment, i per a realitzar canvis si és necessari per a fer que l'administració dels seus diners siga el més efectiva possible.