La caixa

La caixa són els diners que tenim en un calaix per a gastos menuts. Les sumes de diners coberts per la caixa xica són en definició xicotets comparats amb el pressupost total de l'organització. No obstant això, si no són manejades ni registrades adequadament, poden tornar bojos a les forquetes de llibres i auditors.

Una possibilitat és simplement començar amb una categoria de caixa en el seu pressupost. Una certa quantitat d'efectiu és girada a càrrec d'aquesta cada mes, i pot ser distribuït segons siga necessari, o distribuït en sumes fixes a aquells que necessiten caixa . Tots aquells implicats acorden un procediment per a informar, i cada despesa ha de registrar-se tan prompte com es faça. Mentre tots obeïsquen el sistema, tot funciona bé. La realitat és que la caixa xica quasi sempre és un fastic. Mentre més fàcil i simple siga el sistema, més probable serà que s'obeïsca.

El flux de caixa té a veure amb la disponibilitat d'efectiu en un moment determinat. Els finançadors i altres fonts poden haver-li d'una gran quantitat de diners a l'organització, però si no té efectiu en el banc, no pot pagar els seus comptes. Les associacions afronten aquest problema constantment. No existeix manera d'evitar-ho completament, existeixen maneres de minimitzar-ho. El primer pas és comprendre i anticipar per què podrien sorgir problemes de flux d'efectiu per a la seua organització.

Existeixen diverses raons per les quals una organització pot experimentar problemes de flux d'efectiu. Probablement el més comú és causat pels pagaments endarrerits dels finançadors.

Mentre pot ser que no siga capaç de retardar els problemes de flux d'efectiu del tot, hi ha diverses coses que pot fer per a reduir el seu impacte i preparar a la nostraorganització per a superar-los.

• Intente anticipar quan podrien ocórrer problemes de flux d'efectiu. Per exemple, a l'estiu i al començament de tardor, mentre el pressupost autonòmic encara podria estar en deliberació, podria ser un problema si vosté depén del finançament públic. Si té una campanya o esdeveniment de benefici planificat per a setembre i un altre al maig, març i abril poden ser temps en els quals se li esgote.

• Establisca les seues prioritats amb anticipació. Què és el que ha de pagar - o comprar -i què pot diferir quan està esperant que el flux d'efectiu es pose al dia amb els seus comptes i obligacions? Tot menys els articles d'oficina més necessaris probablement poden esperar fins que vosté tinga una mica d'efectiu.

Desenvolupe un pla de contingència de flux d'efectiu basat en les seues prioritats i la situació de la seua organització. Aquest pla podria incloure:

• Negociar per endavant amb els seus principals proveïdors, companyies de serveis, propietari, etc. per a explicar la seua situació i determinar un acord en el qual totes dues parts estiguen d'acord. En general, informar els seus creditors amb anticipació sobre la possibilitat d'una situació, i negociar alguns acords mútuament acceptables li atorgarà temps i bona disposició.

• Quina paga primer, i què ajorna si no pot complir amb les seues obligacions a causa del flux d'efectiu? En quasi tots els casos, la nòmina de pagaments ha de ser primera. L'organització té una obligació absoluta cap als seus empleats de mantindre el seu manteniment si és que pot.

El que ve després depén fins a cert punt en qui li atorgarà flexibilitat i per quant. Per exemple, generalment els propietaris que li arrenden a organitzacions comunitàries són comprensius, mentre que als grans serveis pot no importar-los qui és vosté i què fa - només volen els seus diners. Al mateix temps, volen mantindre'l com a client, i generalment estan disposats a negociar.

Generalment és més fàcil ajornar a aquells que no proporcionen béns o serveis en els quals depén la vida o mort de la seua organització. No obstant això, també existeixen temes ètics: mentre que la companyia de telèfons no quedarà en la fallida si vosté no paga els seus comptes a temps, la impremta local que produeix fullets podria fer-ho, encara quan podria estar més disposat a esperar pel pagament. Quina és la seua obligació ètica en aquest cas?

• Planificar amb el seu banc préstecs de curt termini - a tipus favorables, si és possible -en els temps que ho necessita.

• Guardar una suma determinada de diners quan el tinga disponible com a protecció contra futurs problemes de flux de caixa.

• Assegurar-se de buscar la major quantitat finançament com siga possible a cada finançador, tan prompte com siga possible.

Una temptació en una situació de mal flux d'efectiu pot ser col·locar tot en una targeta de crèdit, i prendre el benefici del termini de 30 dies abans que es vença el pagament, o simplement utilitzar el deute com un préstec a curt termini. No obstant això, abans de prendre aqueix camí, recorde que si vosté no paga dins del temps especificat, se li carregarà una taxa d'interés exorbitant en el seu balanç - usualment 18% a l'any (podem obtindre un contracte molt millor en un préstec a curt termini).