Pla d'administració

És necessari tindre un pla d'administració de diners per diverses raons.

• Li permetrà continuar amb el compliment del seu objectiu - és a dir, assegurar que existisquen els diners suficients per a oferir serveis, continuar amb la seua missió

• L'ajudarà a assegurar-se de traure el major profit dels seus diners.

• Li donarà la possibilitat de mantindre el control de les seues finances, i especialment del seu flux d'efectiu.

• L'ajudarà a mantindre bones relacions amb el se networking. La vida és molt més fàcil quan les persones i les organitzacions paguen els seus comptes a temps.

• Establirà la seua credibilitat en la comunitat. La seua organització obtindrà la reputació d'una institució que es fa càrrec dels seus assumptes, i és seriosa respecte als seus compromisos financers igual que amb la seua missió. Aquest tipus de reputació pot agregar molt a l'èxit de la seua recaptació de fons, ja que les persones volen depositar els seus diners on saben que serà ben administrat per a fer el major bé.

• Li estalviarà temps de maneig dels diners. Gastarà molt menys temps intentant localitzar un rebut perdut, o refent alguna cosa perquè no ho va fer bé la primera vegada, o involucrant-se en altres formes d'accions perdudes.

• Li estalviarà una gran quantitat de preocupacions perquè sabrà exactament quants diners té i com està sent gastat.

• Li donarà més temps per a dedicar-se als objectius reals de la seua organització. Els diners és el mitjà perquè vosté aconseguisca les seues metes. Mentre més efectivament s'administre els seus diners, més efectivament podrà utilitzar-lo.

QUÈ INCLOU L'ADMINISTRACIÓ DIÀRIA DELS SEUS DINERS?

Diversos directors d'organitzacions, especialment en àrees tals com serveis socials, salut, o educació, troben que l'administració de diners és avorrida, o fins i tot atemorizant. Consideren que tot es tracta de matemàtiques, i es preocupen constantment sobre si comprenen àlgebra prou bé com per a manejar les finances, o si és que un simple error de suma podria portar a les seues organitzacions a la fallida. Però una bona administració de diners es tracta realment de sistemes i decisions. Els sistemes són els que configurem per a efectivament manejar, i portar el control dels seus diners. Les decisions són aquelles que prenem sobre on obtindre els seus diners i què fer amb ell. Com configure aqueixos sistemes, i la informació i suposicions que utilitze per a prendre les seues decisions determinarà què tan bé és administrat els seus diners.

Si realment troba que el maneig dels diners és difícil i desagradable, pot ser possible delegar la part de l'administració dels diners de l'organització a algú que tinga les ganes i les habilitats per a fer-se càrrec d'això. Les grans corporacions quasi sempre tenen un Director de Finances que maneja el costat financer de l'operació. Si la seua organització compta amb un pressupost prou gran, o pot trobar un voluntari que siga competent i de confiança, podem fer el mateix. Vaja amb compte, no obstant això: encara en una organització on hi ha un Director de Finances o una altra persona que maneja els diners, és important que el director tinga almenys un coneixement clar del que està succeint, i sàpia quines preguntes fer a fi d'assegurar-se que els diners estiga sent utilitzat apropiadament.

Aquest tipus d'ajuda financera pot provindre des d'endins de l'organització, en la forma d'un tresorer. També es pot trobar a través d'altres organitzacions o gestories amb coneixements d’ENL.

Alguns sistemes que podria voler instaurar:

• Un sistema de comptabilitat o auditoria que li permetrà obtindre qualsevol informació financera que necessite ràpida i fàcilment, i que farà que qualsevol presentació d'informe siga el més fàcil i precís possible.

• Un sistema bancari que brinde a l'organització la major flexibilitat i el menor cost possibles per l'ús d'una o més comptes en un o més bancs.

• Un sistema de maneig de diners que aclarisca qui en l'organització té la responsabilitat física de diverses tasques relacionades amb els diners - fer ingresoss, escriure xecs, pagar comptes, etc.

• Un sistema de caixa menunda que permeta que els empleats tinguen accés a xicotetes quantitats de diners per a la compra d'articles diaris: estampilles, café, etc.

• Un sistema de nòmines que garantisca que tots obtinguen una transferència

• Un sistema de deutes per cobrar i per pagar que definisca els procediments a utilitzar per al pagament de comptes i el cobrament per béns i serveis que vosté proporciona.

• Un sistema d'administració de donacions que li permeta portar el control dels fons de cada donació o contracte per separat, i gastar els diners del finançador de les formes que vosté ha acordat.

• Un sistema per a manejar assumptes de flux d'efectiu.

Les organitzacions tracten amb aquest tema tot el temps. Els diners provinents de donacions i contractes sovint flueix lentament, i la recaptació de fons és impredictible. D'altra banda, els comptes arriben regularment, i els sous han de ser pagats. Com de bé administre la nostra organització el flux d'efectiu pot fer una tremenda diferència en la seua salut, tant financera com d'un altre aspecte.

Alguns exemples de decisions que hem de prendre:

• Quin tipus de sistema de comptabilitat utilitzarem?

• Quins tipus de comptes bancaris i banc són millors per a la nostra organització?

• Qui té l'autoritat per a prendre decisions relacionades amb els diners diàriament i per a signar xecs?

• Quins proveïdors usarem?

• Quins comptes i obligacions saldarem primer si es troba escàs de fons?, Quant temps esperarà abans de demanar diners prestats?

• En què gastarà realment els seus diners?

La majoria de les organitzacions descobriran que si pensen acuradament en les decisions que prenen, i estableixen - i ajusten contínuament, si és necessari - sistemes que funcionen per a ells, la matemàtica es farà sola.

Un altre aspecte important de l'administració de diners jau en l'actitud. És possible estar molt preocupat dels diners, i molt acurat sobre aquest tema. Aquest tipus d'actitud massa acurada pot portar a una renuncia a arriscar-se o al canvi, una actitud que pot invalidar a una organització. D'igual forma, una actitud massa casual pot conduir a dificultats financeres, i fins i tot legals per a l'organització. És important comprendre la importància dels diners, i també adonar-se que no és l'única cosa important. Mantindre una perspectiva clara és clau per a administrar racionalment els diners.

COM ES CREA UN PLA D'ADMINISTRACIÓ DE DINERS?

Tota organització necessita un pla d'administració de diners. No obstant això, la naturalesa d'aqueix pla depèn de la grandària i abast dels fons de l'organització. Si el pressupost de la seua organització és reduït, la seua administració de diners pot consistir en una mica més que una xequera i una calculadora. No obstant això, és important comprendre quin tipus de sistemes es poden necessitar. Les organitzacions xicotetes sovint creixen, i fins i tot si no ho fan, encara han d'administrar els seus recursos de manera efectiva a fi de dur a terme els seus treballs. Per tant si la seua organització és xicoteta, pot ser que no necessitem utilitzar tots, o fins i tot la majoria, de les estratègies d'administració de diners descrites en aquesta secció. Però necessitarem algunes d'elles, i comprendre l'administració dels diners en un sentit més ampli hauria d'ajudar-lo a traure el major profit al que té.

ADMINISTRACIÓ BANCÀRIA

Abans que comence a buscar un banc, és necessari que vosté decidisca què és el que vol del seu sistema bancari.

Algunes de les possibilitats inclouen:

• La millor taxa d'interés que puga trobar, incloent l'interés sobre el seu compte corrent.

• La disposició del banc de prestar-li diners a la seua organització si és necessari.

• OnEs troba a prop el banc? Quan està obert? Quants Caixers Automàtics pot utilitzar sense càrrec?), com es de fàcil utilitzar són els serveis del banc, com tracta el banc a les persones de la seua organització, les relacions del banc amb la comunitat, la postura filosòfica del banc respecte als temes que aborda la seua organització, i les relacions personals amb els qui treballen al banc.

Hauríem de buscar un banc tal com busca un automòbil. Planificar una entrevista en cada banc en el qual estem interessats, explicar quines són les nostres necessitats, i discutir de quina forma pot aqueix banc en particular cobrir de millor forma les necessitats. Triar al que pensem que pot fer el millor treball per a la seua organització. Si prenem decisions respecte al que necessitem acuradament, i triem el banc amb igual cura, obtindrem un sistema bancari adequat per a la seua organització.

MANEIG DE DINERS

Comptar amb un sistema bancari implica que algú ha d'estar autoritzat per a utilitzar-lo. Qui de l'organització té l'autoritat per a prendre les decisions finals respecte a les despeses, i per a signar xecs i altres documents financers, tals com contractes o acords de préstecs? Existeixen diverses maneres de respondre a aquestes preguntes, i les respostes són diferents per a les diferents organitzacions.

Qui pren les decisions financeres?

La resposta ací generalment és la tresoreria en combinació amb la Junta Directiva o la presidència. Habitualment el més usat és el sistema de doble firma per a diposar de diners de l’associació. Dos persones han de signar cada operació perquè siga efectiva.

En moltes organitzacions, la tresoreria presenta un pressupost anual per a la seua aprovació, però una vegada que el pressupost és aprovat, pren les decisions financeres del dia a dia. Aquest model és probablement el més comú entre les organitzacions sense finalitats de lucre de tota mena.

Qui pot utilitzar els Caixers Automàtics i targetes de crèdit?

Qui té accés als números PIN i targetes corresponents? En la majoria dels casos, aquestes seran les persones que prenen les decisions financeres.

Qui signa documents per a l'organització?

Depén del documente. En quasi totes les organitzacions, generalment és el president que és qui ostent la representació de l’associació.