obligacions DOCUMENTALS

L'associació disposarà dels següents llibres, degudament  actualitzats i legalitzats  pel  Registre General d'Associacions :

1. Un llibre-registre de persones associades.

2. Un llibre d'actes.

3. Un llibre de comptes.

És a dir les associacions tenen l'obligació de disposar, com a mínim, d'aquests tres llibres assenyalats, i més de  habilitar-  (quan el llibre encara està en blanc) o  legalitzar-los  (cas que el llibre estigai ja emplenat).

L'habilitació i legalització de llibres, és un  mer tràmit de caràcter burocràtic , ja que en cap cas es realitza un control ni validació dels llibres presentats per part de Registre.

En el cas de  associacions d'utilitat pública , tenint en compte les obligacions comptables que aquest reconeixement comporta, hauran de presentar a més dels llibres ja esmentats, els  Llibres comptables  per a la seua habilitació i / o legalització:

El  Protectorat d'Associacions d'Utilitat Pública  examinarà i realitzarà un seguiment de la documentació presentada per aquestes associacions en el Registre . 

On són els papers? Quins papers són?

En tota organització hi trobem una sèrie de documents o suports econòmics els quals estaran presents en el treball habitual de les persones responsables de les tasques econòmic-administratives. Aquestes persones han d'encarregar-se en un primer moment de la recepció, organització i centralització de tots aquests documents .

Els principals documents que s'hauran de conèixer i manejar amb assiduïtat són:

1. Factures, rebuts, tiquets o justificants de despeses  per compres o serveis rebuts.

2. Nòmines  i  assegurances socials  en el cas que hi haja persones contractades.

3. Assegurances (d'immobles; de persones voluntàries; de Junta Directiva ...)

4. Impresos de liquidació amb Hisenda Pública: declaració d'  IVA , retencions  IRPF , Declaració d'Impost de Societats .

5. Certificat de donació per a la persona física o jurídica donant (si escau).

6. Declaració informativa de donatius, donacions i aportacions rebudes  (si escau).

7. Declaració d'  operacions amb terceres persones  (en operacions superiors a 3.000 €).

La presentació dels comptes i la redacció de l'pressupost per a la seua aprovació per part de l'Assemblea General,  podran realitzar-se conforme a qualsevol sistema de comptabilitat  que permeta oferir una  imatge fidel  de l'patrimoni i de la situació financera de l'associació.

• En el cas de  associacions declarades d'utilitat pública aquestes hauran de presentar els seus comptes sobre la base del  Pla general comptable adaptat . 

Per l'arxiu d'aquests cal establir un  sistema d'emmagatzematge, coherent i lògic, que facilite l'accés i correcte ús  dels mateixos.

Alguns criteris de partida a considerar per a la seua classificació i arxiu poden ser els següents:

• Pel  període anual  a què corresponen (2021, 2022 ...)

• Per la seua vinculació a algun projecte, activitat i / o servei  (és aconsellable arxivar els documents econòmics basant-se el projecte en lloc de sobre la base de l'agent finançador, ja que en moltes ocasions un mateix projecte compta amb diferents fonts de finançament.

• És convenient a més establir una  numeració o codificació del projecte , que siga la mateixa que s'utilitza per a les factures, ticktes, etc., que es van a imputar a cada projecte.

• Per la seua naturalesa , és a dir, en funció del tipus de documents que sigui (de tipus laboral, és a dir nòmines, factures, ...).

La Llei d'Associacions preveu que "per a la millor consecució dels seus fins les associacions poden constituir federacions amb base territorial o sectorial".

També es poden crear Confederacions (unions de federacions) i en general es permet la unió o associació entre associacions o amb qualssevol altres entitats.

Per a la creació d'aquestes unions  i federacions se seguiran els mateixos passos que per crear una associació normal només que amb algunes especificitats (p.ex. per ser sòcia d'una federació la sol·licitud l'han de fer les entitats amb una acta de l'assemblea general en la qual es manifesta la voluntat de pertànyer a aquesta federació).

DECLARACIÓ D'UTILITAT PÚBLICA

La declaració d'Utilitat Pública suposa a més d'un reconeixement social de la tasca de l'entitat, la possibilitat d'acollir-se a una sèrie de beneficis fiscals i la capacitat d'utilitzar l'esment "declarat d'Utilitat Pública".

QUINS SÓN ELS REQUISITS

Per a l'obtenció de la declaració d'Utilitat Pública s'estableixen una sèrie de requisits en l'Article 32 de la Llei orgànica 1/2002, de 22 de març, reguladora del Dret d'Associació:

1. Que les seues finalitats estatutàries tendisquen a promoure l'interés general i siguen de caràcter cívic, educatiu, científic, cultural, esportiu, sanitari, de promoció dels valors constitucionals, de promoció dels drets humans, d'assistència social, de cooperació per al desenvolupament, de promoció de la dona, de protecció de la infància, de foment de la igualtat d'oportunitats i de la tolerància, de defensa del medi ambient, de foment de l'economia social o de la investigació, de promoció del voluntariat social, de defensa de consumidors i usuaris, de promoció i atenció a les persones en risc d'exclusió per raons físiques, socials, econòmiques o culturals, i qualssevol altres de similar naturalesa.

2. Que la seua activitat no estiga restringida exclusivament a beneficiar als seus associats.

3. Que els membres dels òrgans de representació que perceben retribucions no ho facen amb càrrec a fons i subvencions públiques (no obstant això, en els termes i condicions que es determinen en els Estatuts, els mateixos podran rebre una retribució adequada per la realització de serveis diferents a les funcions que els corresponen com a membres de l'òrgan de representació).

4. Que compten amb els mitjans personals i materials adequats i amb l'organització idònia per a garantir el compliment de les finalitats estatutàries.

5. Que es troben constituïdes, inscrites en el Registre corresponent, en funcionament i donant compliment efectiu a les seues finalitats estatutàries, ininterrompudament i concorrent tots requisits, almenys durant els dos anys immediatament anteriors a la presentació de la sol·licitud.

6. Les federacions, confederacions i unions d'entitats podran ser declarades d'utilitat pública, sempre que els requisits es complisquen, tant per les pròpies federacions, confederacions i unions, com per cadascuna de les entitats integrades en elles.

DRETS DE LES ASSOCIACIONS DECLARADES D'UTILITAT PÚBLICA

Les associacions declarades d'utilitat pública tindran els següents drets:

• Usar l'esment «Declarat d'Utilitat Pública» en tota classe de documents, a continuació de la seua denominació.

• Gaudir de les exempcions i beneficis fiscals que les lleis reconeguen a favor de les mateixes (apartat específic de l'I.Societats).

• Gaudir de beneficis econòmics que les lleis establisquen a favor de les mateixes (normalment ajudes i subvencions específiques).

• Assistència jurídica gratuïta.

• Els establits per les Comunitats Autònomes a les associacions que principalment desenvolupen les seues funcions en el seu àmbit territorial, conforme al procediment que les pròpies Comunitats Autònomes determinen i amb respecte al seu propi àmbit de competències.

OBLIGACIONS DE LES ASSOCIACIONS DECLARADES D'UTILITAT PÚBLICA

Les associacions d'utilitat pública hauran de:

1. Rendir els comptes anuals de l'exercici anterior en el termini dels sis mesos següents a la seua finalització (1 de juliol).

2. Presentar una memòria descriptiva de les activitats realitzades durant l'exercici davant l'organisme encarregat de verificar la seua constitució i d'efectuar la seua inscripció en el Registre corresponent, en el qual quedaran depositades.

3. Facilitar a les Administracions públiques els informes que aquestes els requerisquen, en relació amb les activitats realitzades en compliment de les seues finalitats.

El contingut dels Comptes anuals i el procediment per a la seua presentació ve definit en l'Article 5 i 6 del Reial decret 1740/2003, de 19 de desembre, sobre procediments relatius a associacions d'utilitat pública. Aquests comptes anuals han d'expressar la imatge fidel del patrimoni, dels resultats i de la situació financera, així com l'origen, quantia, destinació i aplicació dels ingressos públics percebuts.

L'incompliment de l'obligació de rendició de comptes és causa automàtica d'incoació de procediment de revocació de la declaració d'utilitat pública (Article 7 del Reial decret 1740/2003, de 19 de desembre, sobre procediments relatius a associacions d'utilitat pública.).

Així mateix, cal tindre en compte que les Associacions d'Utilitat Pública hauran de portar la seua comptabilitat ajustada a les normes d'adaptació del Pla General de Comptabilitat a les entitats sense finalitats lucratives. I que aquelles entitats obligades a formular els seus comptes anuals en model normal hauran de sotmetre-les a auditoria.

TRÀMIT DE SOL·LICITUD DE LA UTILITAT PÚBLICA

La sol·licitud de Declaració d'Utilitat Pública es realitzarà davant el Registre d'Associacions en el qual l'associació està inscrita, autonòmic o nacional. Cal esmentar que l'òrgan concedent de la declaració serà el Ministeri de l'Interior encara que la gestió es realitze davant el registre autonòmic que li corresponga a l'entitat.

Perquè una associació puga ser declarada d'utilitat pública haurà de complir amb els requisits abans exposats, i per això la documentació a presentar serà la necessària per a justificar el compliment d'aquests requisits. Abans de la sol·licitud serà convenient posar-se en contacte amb el registre d'associacions per a veure detalladament la documentació a presentar, en termes generals serà la següent:

• Sol·licitud o Instància en el model normalitzat pel registre (autonòmic o nacional segons corresponga), signada pel representant de l'entitat.

• Memòria d'Activitats corresponent als dos exercicis econòmics precedents a quan es presente la sol·licitud.

• Comptes anuals dels dos últims exercicis tancats (balanç de situació, compte de resultats i memòria econòmica).

• Certificat de l'Agència Estatal de l'Administració Tributària en la qual conste que es troba al corrent en el compliment de les obligacions tributàries i que no consten deutes amb l'Estat de naturalesa tributària en període executiu.

• Certificació de la Tresoreria General de la Seguretat Social de trobar-se al corrent en les seues obligacions amb la Seguretat Social.

• Còpia compulsada, en el seu cas, de l'alta en l'epígraf corresponent de l'Impost sobre Activitats Econòmiques (IAE).

• Certificació de l'acord de l'òrgan de l'associació que siga competent pel qual se sol·licita la declaració d'utilitat pública.

És únicament una declaració dels donacions rebudes, aportades per donants particulars o empreses, i no suposa desemborsament de cap quantitat.

En ella s'hauran de fer-es constar els següents dades referides als donants:

• Nom i cognoms.

• Número d'identificació fiscal.

• Import del donatiu.

• Inclusió o no del donatiu en els activitats o programes prioritaris de mecenatge que s'assenyalen per Llei de Pressupostos Generals de l'Estat.

• Possibilitat que el donatiu efectuat done dret a l'aplicació cap'd deducció aprovada per els Comunitats Autònomes.

COM AFECTA A l'ENTITAT I QUI HAN DE PRESENTAR-LA?

La declaració informativa de donacions no implica cap despesa o moviment econòmic sinó que representa una informació subministrada a la Hisenda Pública sobre els donatius rebuts.

Han de presentar-la les Fundacions, Associacions d'Utilitat Pública i els organitzacions no governamentals de desenvolupament a què és refereix la Llei 23/1998, de 7 de juliol, de Cooperació Internacional per al Desenvolupament, sempre que tinguen forma jurídica d'Associació o Fundació i estiguen acolliments al règim fiscal especial establit en l'Article 2 de la Llei 49/2002, de 23 de desembre, de règim fiscal dels entitats sense fins lucratius i dels incentius fiscals al mecenatge.

Dins d'aquestes entitats, caldria distingir entre:

• Les que estàs acollides al règim fiscal especial establit en l'Article 2 de la Llei 49/2002, de 23 de desembre, de règim fiscal dels entitats sense fins lucratius i dels incentius fiscals al mecenatge i que compleixen els 10 requisits establits en l'Article 3 de la Llei 49/2002, de 23 de desembre, de règim fiscal dels entitats sense fins lucratius i dels incentius fiscals al mecenatge.

• La resta d'Associacions d'Utilitat Pública i Fundacions, que no compleixen els requisits establits en l'Article 3 de la Llei 49/2002, de 23 de desembre, de règim fiscal dels entitats sense fins lucratius i dels incentius fiscals al mecenatge

En tots dos cas caldrà presentar la Declaració de Donacions Rebudes.

COM I QUAN ÉS REALITZA LA DECLARACIÓ DE DONACIONS REBUDES?

Per a realitzar la declaració calç emplenar el Model 182, i el termini de presentació és entre l'1 i el 30 de gener, sobre dades de l'any anterior.