EL FINANÇAMENT EN LES ASSOCIACIONS COM A PROBLEMA URGENT I IMMEDIAT

Absència de diàleg social.

El maltractament a les Associacions Socials radica en l'escassetat de diàleg social, el qual se'ns exigeix, i sembla quedar emmarcat únicament en l'àmbit de LES Associacions Sense Ànim de Lucre, però el que és evident és la inexistència de diàleg social entre les mateixes i les Administracions Públiques Subvencionadores, les quals han vingut modificant unilateralment els criteris de finançament en les diferents convocatòries, d'aquestes entitats, la qual cosa està contribuint a la privatització del finançament de les entitats socials sense ànim de lucre. Es pretén destacar l'esmentada privatització financera com la pràctica de la independència econòmica de les entitats socials, quan tots sabem que es tracta d'una dependència major respecte dels agents financers o signatures de corporacions bancàries i empresarials. La dependència financera amb els agents privats ha afavorit l'endeutament de les Associacions Socials. L'alteració de les condicions de finançament expressades en les convocatòries públiques ha obligat les entitats socials a buscar finançament privat amb un alt cost econòmic i financer, i això ha afavorit encara més la precarietat salarial en el seu si.

L'endeutament privat que pateixen hui les entitats socials es genera principalment per dues causes:

a) el finançament a posteriori de les subvencions públiques una vegada s'haja demostrat la justificació de l'execució del projecte, la qual cosa porta a les entitats socials a buscar diners entre els agents privats financers i signatures de corporacions bancàries i empresarials;

i b) les minoracions o devolucions d'imports considerats per les Administracions Públiques Subvencionadores per mal executats i erròniament justificats, la qual cosa porta a les entitats socials a endeutar-se amb agents financers privats a un alt cost, al no existir l'oferta de pòlisses de crèdit per a entitats socials sense ànim de lucre per part de les entitats financeres de crèdit. El fet de ser entitats sense ànim de lucre, no fa atractiu a les entitats financeres de crèdit, el seu finançament.

Acompanyar i servir a la ciutadania.

Els tècnics que duen a terme l'estudi dels expedients de projectes són funcionaris públics, o almenys estan vinculats a l'Administració Pública, i la labor i missió del funcionariat, com a administradors i gestors del bé públic, és entre altres coses, el servei i atenció al ciutadà, i en el cas que ens toca, el servei i atenció als problemes de les Associacions Sense Ànim de Lucre com a entitats d'atenció social, i per tant no poden de cap manera negar-se a reunir-se amb els responsables executants dels projectes, posant com a excusa excés de treball.

Entenem que el seu actual treball quant a la revisió d'expedients obeeix a un procés del qual els funcionaris són mers actors i executors, però nosaltres com a Associació Sense Ànim de Lucre som les víctimes d'aqueix procés estrangulador financer que té pot minvar la presència del teixit associatiu en aquest país. Es tracta d'un procés regressiu pel minvament de la presència de les Associacions que té lloc a Occident i especialment a Espanya després del boom de l'aparició de l'entramat d'Associacions Sense Ànim de Lucre en els anys 90 del segle XX.

Amb la crisi de 2008, les antigues promeses de les institucions públiques de mantindre i sostindre anualment a les Associacions Sense Ànim de Lucre van caure en sac trencat, perquè la promesa inicial després de la privatització i externalització de l'Atenció Social sota el desenvolupament del Teixit Associatiu privat va permetre als poders públics i a l'Estat, les Autonomies i Municipis externalitzar les funcions públiques d'atenció social que havien d'haver desenvolupat des del poder públic estatal i que van permetre i van consentir la privatització de l'Atenció Social sota la solemne promesa que sempre comptaríem amb l'Ajuda Pública sota els processos de convocatòries de subvencions, de manera que la privatització i externalització de l'atenció social ha vingut permetent la precarització de l'Atenció Social en comptar amb subvencions el cost de les quals és molt inferior al cost que havia d'haver suportat l'Estat d'haver desenvolupat aquesta Atenció Social.

Els funcionaris públics tècnics revisors de les execucions dels projectes, són actualment agents executors d'un procés que té per objectiu incomplir amb el manament inicial que va donar origen a l'aparició, desenvolupament i professionalització de les ONGs i Associacions que finalment ens estem veient en una situació molt delicada per a continuar treballant en significar les devolucions de diners de projectes passats, un minvament dels recursos en els projectes presents, la qual cosa al seu torn complica la situació el fet de veure'ns sense possibilitat de contractar una pòlissa de crèdit que permetria un finançament més còmode i garantista. D'altra banda observem una política de plec per part dels poders públics els quals van ajudar a fomentar i afavorir l'aparició de les Associacions privades en fer constar el suport financer que aquestes tindrien sempre després d'haver privatitzat l'Atenció Social i després que els poders públics hagen fet desistiment de les seues funcions quant a l'Atenció Social dels seus Ciutadans.

Si des del neoliberalisme econòmic s'ha contribuït a la privatització de l'atenció Social permetent el desenvolupament i aparició de les Entitats Sense Ànim de Lucre per a donar resposta a les necessitats socials específiques, la política econòmica des d'una significació més esquerrana, ha tractat de reabsorbir l'Atenció Social, tornant-la a fer pública, disminuint el protagonisme de les entitats socials, en tractar-se d'agents privatitzadors de l'atenció social. El problema dels objectius de les polítiques de l'esquerra actual, és que no han volgut escometre un procés integral de reabsorció de “lo públic”, i només es dediquen a donar respostes posades pegats i segmentades, que els està portant a incidir en la reducció de l'oferta social per tractar de complir amb l'objectiu de reabsorció de “el públic” per part de les Administracions Públiques i l'Estat, minvant la presència de les Entitats Socials privades al no proveir-les de fons a temps. I que aquesta idea inicial seria molt justa i lloable, sempre que siguen capaces d'absorbir a totes les entitats socials privades per a convertir-les en part de l'administració Pública de l'Atenció Social, però al que s'està contribuint no és només a la frustració de l'absorció de l'Atenció Social per part dels Poders i Administracions Públiques, sinó que amb les mesures unilaterals de finançament expressades en les convocatòries públiques de subvencions que explicàvem abans, s'està minvant i aniquilant el teixit associatiu del País Valencià, perquè no sols no s'aconsegueix la reabsorció de l'Atenció Social per part de “lo públic”, sinó que es castiga a l'oferta de l'Atenció Social Privada oferida per les associacions Sense Ànim de Lucre i ONGs, al no albergar des dels Poders i Administracions Públiques unes mesures serioses, adequades i solvents que tinguen per objectiu una política integral de reabsorció a “el públic” de tots els sectors estratègics de l'economia, ja que en el fons de totes aquestes polítiques i accions arbitràries existeix una falta d'ingressos públics que permeten realment la reabsorció de l'Atenció Social que hui dia continuen realitzant les Associacions i ONGs com a Entitats Sense Ànim de Lucre.

COM TROBAR FINANÇAMENT PER A LES NOSTRES ACTIVITATS.

Els requisits per a trobar un bon finançament són:

• Tindre un projecte seriós. Sense projecte és impossible accedir a finançament

• Manejar tota la informació relativa al projecte abans, durant i després. La Informació és poder

• Ser transparents en la nostra gestió. La Transparència és serietat i eficàcia

• Disposar dels recursos humans necessaris per a la seua realització

Una vegada establides aquestes idees prèvies, podem passar a classificar les diferents fonts de finançament que poden afectar una Entitat Sense Ànim de Lucre.

FONTS DE FINANÇAMENT

Com veiem existeixen diferents possibilitats de finançament, però no totes serviran per a la nostra entitat, és a dir, cada entitat té un ventall de possibilitats propi, determinat per:

• Els seus Objectius

• El seu Àmbit territorial d'actuació

• La seua Ideologia

• Les seues Activitats

• Ex. Greenpeace => No demana subvencions

• Ex. Metges sense Fronteres => No cobren els seus serveis als destinataris.

• Ex. Associacions Infantils i Juvenils => No admeten patrocinis d'empreses de tabac o begudes alcohòliques.

• Ex. Associacions d'àmbit local => No obtenen subvencions estatals.

Per tant, el primer serà fixar el nostre propi marge de maniobra. Aquest procés és complicat, llarg i ple de tensions entre utòpics i possibilistes

El plantejament econòmic d'una Associació difereix, fonamentalment, del d'una empresa en què la primera cerca un benefici social, mentre que la segona cerca un benefici econòmic.

Al marge d'això, hi ha molts plantejaments empresarials dels quals podem aprendre les Associacions, perquè coincideixen amb les nostres necessitats, com són:

1. Formació en gestió econòmica.

2. Portar una comptabilitat ordenada i al dia.

3. Funcionar amb partides pressupostàries i no amb una "caixa comuna" per a totes les despeses i ingressos => Fixar prioritats pressupostàries sobre la base dels objectius.

4. Distingir entre resultats econòmics i liquiditat. Cada problema té una solució diferent.

5. I molt important, Diversificar les fonts de finançament.

A més, haurem de tindre en compte que una Economia sana implica:

• Almenys un 30-40% del pressupost, cobert amb recursos propis.

• No superar 50% amb Subvencions.

• No superar 20% d'una sola empresa, fundació o administració.

Aquestes recomanacions estan basades en les següents raons:

• La major o menor importància dels recursos propis ens indica el major o menor suport social amb què compta la nostra associació.

• Una dependència excessiva de l'Administració suposa allunyar-nos dels nostres objectius. Acabem fent projectes que encaixen en les convocatòries de subvenció més que en els nostres plantejaments.

• Dependre excessivament d'una sola entitat (empresa, fundació o organisme de l'administració), ens sotmet als seus criteris i ens deixa a les seues mans a l'hora de donar continuïtat al projecte.

En resum, com més gran siga el nombre de persones, organismes, empreses, etc., que aporten recursos a la nostra associació, menor serà la possibilitat que es posen d'acord per a retirar-nos el seu suport. Si això ocorre, significa que no comptem amb suport social, al marge dels motius.

FONTS PRÒPIES DE FINANÇAMENT

QUOTES SOCIS, SIMPATITZANTS I COL·LABORADORS.

Les seues característiques més importants són les següents:

• És una font important per la mesura del suport social i per l'estabilitat econòmica que suposa.

• Han de ser còmodes de gestionar: Cobrament per banc, quota anual o semestral coincidint amb pagues extres, gestió informatitzada.

• Implica gran transparència en la informació i mantindre informats als socis de manera periòdica (poc abans del cobrament de quotes), transmetent imatge d'ordre i transparència.

• Secundar-se en socis honorífics amb bona imatge pública entre l'univers dels possibles socis.

• Establir quantitats fixes en funció de diferents situacions socials o familiars.

• Entregar un carnet. La idea abstracta de pertinença a una Associació, necessita, sobretot si no es treballa d'una forma habitual, un suport físic que ens distingisca dels no socis.

En resum cal acaronar als socis sense resultar pesat.

QUOTES D'USUARIS

Les seues característiques més importants són les següents:

• Té un sentit econòmic i un sentit educatiu. Allò que ens costa un esforç (econòmic en aquest cas) es valora més.

• S'ha de preveure la possibilitat de beques perquè la quota no supose un impediment per a la participació.

• Impliquen un corresponsabilitat dels usuaris en la realització de les activitats.

SERVEIS A SOCIS I AFINS

Les seues característiques més importants són les següents:

El cobrament de serveis com a font de recursos ha de passar perquè aqueixos serveis formen part dels objectius de l'Associació. Si no és així, l'Associació s'acaba desviant dels seus objectius. Prioritat a socis encara que estiga obert a no socis. Diferenciar entre preus per a socis i no socis.

RECAPTACIONS A petita escala (RIFES, RASCLETS, TÓMBOLES, FESTES, ETC.)

Les seues característiques més importants són les següents:

• Importants pel treball de voluntaris que requereixen.

• Necessiten una bona organització dels recursos humans perquè no resulten caòtiques.

• Exigeixen definir bé la tasques.

• Assignar a cadascú una tasca que siga capaç de complir perquè no aparega la sensació d'aclaparament.

• El responsable ha d'estar present en el procés de manera habitual, per a evitar la sensació de desemparament.

• Reconéixer de manera explícita l'esforç dels voluntaris.

ACTIVITATS ECONÒMIQUES

En aquest punt ens referim a activitats que realitzem amb l'objectiu d'obtindre un benefici econòmic que puga pal·liar el dèficit d'altres activitats.

Les seues característiques més importants són les següents:

• Important separar Associació d'empresa. Tindre en comú una o, com a molt, dues persones per a mantindre separades les identitats de cada entitat.

• Constituir una societat al marge de l'Associació, encara que el capital siga al 100% d'aquesta.

• Possibilitat de muntar el negoci amb empresa relacionada amb el sector.

• Mantindre en l'Associació els objectius socials i en l'empresa els econòmics. No confondre l'empresa amb el "quiosquet" dels socis on es confon la solidaritat amb el descontrol.

• Posar l'empresa en mans de professionals amb criteris empresarials. No contractar a socis carregats de bona voluntat però sense formació adequada.

FONTS ALIENES DE FINANÇAMENT

PÚBLIQUES

Són les més freqüents i existeixen quatre possibilitats:

• Europea

• Estatal

• Autonòmica

• Local

SUBVENCIONS

Les seues característiques més importants són les següents:

• Dins de les vies de finançament públiques són les més freqüents.

• Condicionen bastant el desenvolupament dels projectes.

• Gestió cada vegada més complicada.

• Subjectes als canvis polítics.

• No proporcionen estabilitat.

• Generen problemes en la tresoreria.

CONVENIS

Les seues característiques més importants són les següents:

• Proporcionen una relativa estabilitat.

• Condicions negociables.

• Impliquen un reconeixement de la labor que s'està realitzant.

• Permeten relacionar-se amb l'administració en vaig piular d'igualtat.

PRESTACIONS DE SERVEIS

Les seues característiques més importants són les següents:

• Es corre el risc de desviar-se dels objectius propis de l'associació.

• Presenten complicacions en la formalització.

• Augmenten els tràmits administratius => no solen convindre a organitzacions xicotetes.

PRIVADES

La primera reflexió que haurem de considerar a l'hora d'utilitzar aquesta via de finançament és: "Què pot interessar a una entitat privada de la nostra Entitat". La resposta que trobarem és que els pot interessar la nostra bona imatge i/o l'accés a un conjunt d'individus (socis, simpatitzants, usuaris, etc.) amb unes característiques comunes, per la qual cosa haurem d'establir clarament els límits i actuar dins de l'ètica i la legalitat, és a dir, mai podrem donar o vendre la nostra base de dades, encara que sí que puguem aprofitar algun dels nostres enviaments per a adjuntar publicitat de l'entitat privada que ens finance.

DONACIONS

Les seues característiques més importants són les següents:

• Quantitats molt variables.

• Solen vindre a través d'entitats religioses, fundacions assistencials, fundacions i obres socials de bancs i caixes d'estalvis.

PATROCINIS

Les seues característiques més importants són les següents:

• Buscar empreses coincidents amb la nostra activitat.

• Presentar una activitat d'àmplia repercussió per la seua singularitat, perquè convoca a molta gent o perquè desenvolupa una fi de molt ampli suport social.

És fonamental que tinga repercussió en els mitjans de comunicació destinats a l'univers que determine l'empresa patrocinadora.

A vegades l'empresa pot buscar una repercussió interna que motive al seu personal. Que reforce la seua imatge corporativa entre els seus empleats.

ORGANITZACIÓ D'ESDEVENIMENTS

Les seues característiques més importants són les següents:

• Relacionats amb els patrocinis i les recaptacions a gran escala.

• S'organitzen aprofitant la fama d'un o uns personatges famosos que serveixen d'aval i estímul per a altres adhesions.

• Necessiten d'una àmplia difusió dins de l'univers que ens hàgem marcat.

• Els fons poden vindre per: Venda d'entrades, bons, paperetes, etc. Venda de productes de promoció de l'Associació. Donacions particulars o d'empreses.

• Requereixen de personal professional en l'organització i de voluntaris de l'entitat.

• El/la responsable ha de fer els següents treballs interns:

  • • Definir tasques precises i senzilles de realitzar.

    • Evitar sensació d'aclaparament.

    • Evitar sensació de desemparament.

    • Fugir del xantatge culpabilizador. Ressaltar el positiu de la col·laboració i no el negatiu de la seua absència.

    • Reconéixer, de manera explícita, l'esforç dels voluntaris.

Com funcionen les subvencions:

Entre les moltes fonts de finançament a les quals es pot recórrer des d'una Associació, es troben les subvencions que les Administracions convoquen. Com la resta de possibles recursos tenen els seus aspectes positius i negatius, i serà una decisió de cada entitat l'intentar aconseguir fons d'aquest tipus, seleccionant els més adequats, o renunciar a ells.

Si en la vostra Associació heu decidit presentar el vostre Projecte a alguna convocatòria concreta, si esteu buscant informació sobre les conseqüències que una decisió en aquest sentit us podria implicar, o si després de tindre alguna experiència us heu trobat amb dificultats inesperades, aquest material pot ser de gran utilitat.

A l'hora de gestionar una subvenció és necessari respectar un procés. El no seguir-ho o saltar-se alguna de les seues fases ens portarà complicacions que són evitables, per això, abans d'entrar en matèria, comentarem alguns dels errors més habituals a l'hora de gestionar una subvenció derivats de no respectar aqueix procés.

En moltes ocasions no es té clar el Projecte que volem realitzar i només se sap que tenim dificultats de finançament. En aquesta situació, i davant una convocatòria de subvenció de la qual ens assabentem, elaborem un Projecte adequat a la convocatòria però que no és El nostre Projecte. Al final, si ens concedeixen la subvenció, acabem fent una mescla entre el que fem habitualment i el requerit per la subvenció. Aquestes maneres de funcionar solen donar com a resultat una pèrdua d'identitat com a Associació que acaba minant a l'organització. D'ella s'aniran deslligant els/as socis/as i es quedarà un xicotet equip gestor que amb una activitat similar a la d'una empresa de serveis, durà a terme els projectes que li encarreguen des de fora. Per aquesta raó és fonamental tindre clar el nostre Projecte al marge de les subvencions que puguem sol·licitar, és a dir, El nostre Projecte és previ a qualsevol convocatòria. Una altra cosa diferent és que, en presentar-ho a una possible subvenció, ho enfoquem des de l'aspecte més coincident amb la convocatòria.

Un altre dels errors habituals és el de pensar que la gestió d'una subvenció es limita a aconseguir-la i a justificar-la, sense que existisca un fil conductor entre una i una altra fase. Si el primer problema pot ser inventar-se un projecte adaptat a una subvenció, el que ens podem trobar al final serà el d'inventar-nos uns resultats adequats a les previsions, sense que guarden relació amb la realitat. És a dir, en aqueix procés estructurat, hem de planificar cadascun dels passos i, en concret, el seguiment i avaluació del projecte, per a tindre previst quines dades haurem de recollir i de quina manera ho farem.

En el procés de gestió d'una subvenció, podríem distingir els següents passos:

1. Elaborar un bon projecte

2. Buscar la subvenció adequada.

3. Aprovar en Junta Directiva la presentació del projecte a la convocatòria concreta.

4. Emplenar els formularis de sol·licitud i adjuntar la documentació requerida.

5. Presentar la sol·licitud de subvenció.

6. Rebre la notificació.

7. Adaptar el projecte al finançament disponible.

8. Executar el projecte i recollir dades d'aquest.

9. Fer el seguiment i informar d'aquest a l'organisme que ens subvenciona.

10. Finalitzar l'execució del projecte.

11. Avaluar el projecte.

12. Presentar la justificació.

TIPUS DE SUBVENCIONS I ORGANISMES CONVOCANTS

Els organismes convocants es poden dividir segons la seua dependència d'alguna de les quatre administracions públiques que tenen competències al nostre país, això és, La Unió Europea, l'Administració de l'Estat, les Comunitats Autònomes i els Ajuntaments.

No obstant això, existeixen unes característiques comunes, amb independència de quin organisme convoque la subvenció.

Característiques comunes a totes les subvencions :

• Requereixen Cofinançament, perquè quasi mai ens donaran el 100% del cost del projecte.

• Es valora positivament la implicació d'altres entitats.

• L'àmbit d'actuació, en la majoria dels casos, ha d'estar adaptat al de l'organisme convocant, com a entitat o com a suma d'entitats.

• Haurem de justificar-les al final del Projecte.

Quant a les característiques específiques de cada organisme convocant, es podrien resumir de la següent manera:

A) Les Administracions Locals a través dels Ajuntaments, les Regidories, Juntes de Districte i Organismes Autònoms.

Els Ajuntaments estan organitzats mitjançant Regidories temàtiques encara que, quan l'Ajuntament és gran, també pot estar dividit en Regidories territorials. Així, un Ajuntament mitjà (200.000 habs.) tindrà una Regidoria d'Hisenda, una altra d'Educació, una altra d'Urbanisme, etc. Aquestes Regidories no són sempre les mateixes i queden determinades per l'equip de govern i, en concret, per l'alcalde o alcaldessa del municipi.

A més d'aquestes Regidories poden existir organismes autònoms amb competències en diverses àrees. Així doncs, ens trobem amb municipis que posseeixen un Patronat de Cultura o d'Esports, un Institut Municipal de Formació, etc., que assumeixen les competències municipals en aqueixos temes.

Això ens ve a indicar que és important conéixer l'organigrama del nostre Ajuntament, i a qui correspon cada competència, per a poder accedir als recursos que ofereixen. A més, les convocatòries municipals no ixen publicades en un butlletí oficial, sinó que cal informar-se contactant directament amb l'organisme en qüestió o a través de revistes municipals, periòdics, bàndols o taulers d'anuncis, perquè a vegades es donen a conéixer per aquests mitjans.

L'àmbit territorial que solen demanar en les convocatòries de subvenció és el municipal, encara que quan es tracta de federacions amb delegació en el municipi o grans organitzacions, poden existir convocatòries específiques o concerts especials. També pot ocórrer que per a accedir a subvencions municipals siga necessari inscriure's prèviament en un cens o registre i complir una sèrie de requisits.

Una altra característica comuna a les subvencions municipals és que se solen convocar cap a la primavera, és a dir, entre dos i quatre mesos després de començat l'any, i s'adjudiquen entre el cinqué i seté mes, malgrat que en elles se sol·licita finançament per a projectes a desenvolupar des de gener fins a desembre.

Aquest problema ve determinat per la tardança a aprovar els pressupostos municipals, ja siga per motius polítics o perquè depenen de transferències de l'Estat o de la Comunitat Autònoma. En qualsevol cas, això ens impedeix planificar amb la suficient antelació les nostres fonts de finançament i sempre començarem l'any sense estar segurs de cobrir el pressupost amb els ingressos de l'exercici.

D'altra banda, els Ajuntaments, sobretot els grans, comencen a tancar l'any a l'octubre o novembre, per la qual cosa sol·liciten que es justifiquen les subvencions cap a finals d'octubre. Això significa que les despeses que tinguem entre la data de justificació i el final de l'any no quedaran coberts per aquesta mena de subvencions municipals.

Per tot això, haurem de concentrar la major part de les despeses del Projecte subvencionable en el període comprés entre maig-juny i octubre-novembre, per a no començar a gastar sense saber si disposarem de recursos i no quedar-nos amb factures que no puguem usar per a la justificació.

Per si això fora poc, el retard en el cobrament efectiu de la subvenció pot estar entre nou i dotze mesos, excepte honroses excepcions, ja que la dependència dels municipis de transferències de l'Estat i C.C.A.A. provoca grans problemes de tresoreria.

Finalment, el seu grau de complexitat no sempre està en relació amb la quantitat que es pot obtindre.

Les convocatòries de les Administracions Locals es caracteritzen perquè:

• No ixen publicades en el B.O. de la Comunitat corresponent, però sí que ho poden fer en periòdics de gran tirada, butlletins municipals, etc.

• Solen demanar àmbit municipal, excepte en Ajuntaments xicotets.

• Estan subjectes a les normatives de cada Municipi.

• Se solen convocar ja avançat l'any i cal justificar-les abans que aquest acabe.

• Se solen cobrar amb un retard mig-alt (entre 9 i 12 mesos des de l'adjudicació).

• El seu grau de complexitat no sempre aquesta en relació amb la quantitat que ens concedeixen.

B) Les Administracions Autonòmiques a través de les Conselleries, Direccions generals i Organismes Autònoms.

Les C.C.A.A. també estan organitzades en Conselleries temàtiques la concreció de les quals dependrà de l'equip del govern autònom. Així ens podem trobar Conselleries d'Economia, Cultura, Serveis Socials, Salut, etc. Aquesta divisió també dependrà de les competències transferides des de l'Estat.

Dins de les Conselleries trobarem Direccions Generals sobre temes més específics, que seran els interlocutors vàlids per a les Associacions. Igual que en el cas dels Ajuntaments grans, també ens podem trobar amb estructures territorials, com és el cas dels Consells Comarcals a Catalunya, amb les seues pròpies competències i convocatòries de subvencions.

Finalment, també en les C.C.A.A. existeixen organismes autònoms, amb pressupost íntegrament de la Conselleria amb la qual tinga relació, i amb capacitat per a gestionar les seues competències de manera independent.

D'igual manera que hem de conéixer l'organigrama municipal, haurem de fer amb el de la nostra C.A. i amb les normes específiques que regisquen les convocatòries, perquè també poden existir registres propis de cada Conselleria o Direcció General per a poder accedir a les subvencions.

En les convocatòries de les C.C.A.A. no existeix un criteri general, però se sol demanar àmbit autonòmic per a accedir a les subvencions. No obstant això plantegen una diferència important respecte a les municipals. Aquesta consisteix en el fet que les convocatòries es publiquen en el Butlletí Oficial de la Comunitat, facilitant-nos enormement la labor de cerca.

Les dates de les convocatòries, adjudicacions i justificacions són similars a l'exposat per a les municipals, per la qual cosa no abundarem en això. No obstant això, les quantitats concedides solen ser majors que als Ajuntaments, sobretot si les competències sobre la matèria en qüestió ja han sigut transferides per l'Estat.

Les convocatòries de les Administracions Autonòmiques es caracteritzen perquè:

• Solen demanar àmbit autonòmic.

• Es publiquen en el B.O. de la Comunitat.

• Es cobren amb retard mig-alt.

• Se solen convocar ja avançat l'any i cal justificar-les abans que aquest acabe.

• Quantitats, en general, majors que les municipals.

C) L'Administració Estatal a través dels Ministeris i Direccions Generals.

L'Administració de l'Estat està dividida en Ministeris i aquests al seu torn en Secretaries i Direccions Generals. Llevat que la nostra Associació siga molt gran, el nivell adequat amb el qual relacionar-nos a l'hora d'accedir a possibles subvencions serà el de les Direccions Generals que, dins de cada ministeri, s'ocupen d'àrees més específiques.

La informació concreta de l'organigrama dels diferents Ministeris es pot aconseguir en el Ministeri d'Administracions Públiques a través del seu Centre d'Informació Administrativa. Aquesta informació resulta molt interessant a l'hora d'investigar sobre possibles subvencions.

Les convocatòries de l'Administració de l'Estat es publiquen en el Boletín Oficial del Estado, i solen demanar àmbit nacional o implantació en 2 o 3 C.C.A.A.. També venen caracteritzades per una major complexitat en la sol·licitud, seguiment i avaluació respecte a les administracions municipals i autonòmiques, però la major quantia de les subvencions atorgades sol compensar aquesta dificultat.

D'altra banda, els terminis de pagament efectiu són molt variables, encara que no arriben als retards de les dues administracions anteriors.

Finalment, solen prevaldre a les federacions, coordinadores o entitats grans sobre mitjanes i xicotetes , sense capacitat o desig de coordinar-se amb unes altres.

Les convocatòries de l'Administració Estatal es caracteritzen perquè:

• Solen demanar àmbit nacional o implantació en 2 o 3 C.C.A.A.

• Les convocatòries apareixen en el B.O.E.

• Quantitats molt variables però, en general, majors que les anteriors.

• Seguiment més rigorós per part de l'Administració.

D) Els Organismes Europeus a través la Comissió Europea, les Direccions Generals o els Estats membres.

La Unió Europea posseeix una estructura complexa d'òrgans de decisió, execució i consultius, dels quals ens interessaran les Direccions Generals com a organismes més assequibles per a les Associacions. Aquestes Direccions Generals, que estan numerades de l'1 al 24, abasten àrees temàtiques, i tenen capacitat per a intervindre directament en els anomenats Programes Comunitaris..

Quant a les convocatòries europees podem dir que la seua principal característica és la dispersió de la informació i la dificultat per a accedir a ella. Aquest problema ve determinat perquè les Direccions Generals poden contractar la gestió i difusió de les convocatòries a consultores privades. Aquestes consultores utilitzen com a canals de distribució de la informació els seus contactes particulars i alguns organismes públics dels països membres, dels quals no sempre ix la informació.

FORMULARIS

Generalment, la presentació d'una subvenció anirà acompanyada d'uns impresos de sol·licitud el format i el grau de complexitat de la qual és molt variable. D'aquesta manera tenim impresos de convocatòries locals o autonòmiques on pràcticament no haurem d'emplenar més que el nostre nom, el del projecte i la quantia sol·licitada. Enfront d'aquests, existeixen uns altres molt més complexos on es recull una informació detallada de la nostra entitat i el nostre projecte. En la mesura que aquests impresos siguen complexos d'emplenar, haurem de posar major cura a evitar les possibles incoherències o contradiccions en què puguem caure.

Resulta freqüent que en els impresos més complexos se'ns pregunte per algun aspecte concret que no havíem tingut en compte. En decidir sobre la marxa què és el que posarem, per a poder passar a la següent casella, és fàcil caure en aqueixes incoherències. Per a evitar-ho, les deixarem en blanc en un primer moment per a estudiar la relació amb el nostre projecte amb més calma i poder oferir dades coherents.

Finalment, al costat del formulari de sol·licitud i el Projecte, caldrà adjuntar una documentació addicional que vindrà especificada en la convocatòria.

Normalment aquesta documentació serà relativa als aspectes legals de la nostra organització i, si tenim ben ordenat el nostre arxiu, ens resultarà senzill aportar-la.

No obstant això, hi ha dos documents que se solen demanar i que es tarda a obtindre'ls entre uns dies. Aquests són els certificats d'estar al corrent de pagaments amb la Seguretat Social i amb Hisenda. Per aquest motiu, hem de sol·licitar-los des del primer moment perquè la seua obtenció no ens quede fora del termini de presentació.

Els terminis de presentació solen estar entorn d'un mes des de l'endemà a la seua publicació en el B.O. corresponent, passant al següent dia laborable l'últim dia de termini, en cas que aquest caiga en festa.

Si ens faltara una mica de la documentació requerida, en el referit a convocatòries locals, autonòmiques o estatals, en el moment de la presentació, tenim 10 dies per a adjuntar-la a l'expedient, sempre que hàgem passat per registre la sol·licitud dins del termini establit.

EL PROJECTE

Com ja hem comentat, el projecte ha de ser el punt de partida per a buscar qualsevol tipus de finançament i, per descomptat, qualsevol subvenció. Si no partim d'un projecte nostre, ens influiran tant les condicions del possible finançament oposat, que acabarem fent el projecte de l'administració. Això no vol dir que no puguem donar al nostre projecte l'enfocament particular que ens demanen en una convocatòria, però sempre partint del nostre Projecte. A més de comptar amb un Projecte de qualitat, hem de cuidar la seua redacció i presentació, de manera que siga clara i senzilla d'assimilar.

El nostre Projecte formarà part d'un munt d'expedients que competiran per obtindre la subvenció sol·licitada. En la mesura que siga clar, sintètic i manejable tindrem més possibilitats que siga aprovat. Normalment es presenten una gran quantitat de sol·licituds de subvenció a cada convocatòria, de manera que els/as tècnics/as de l'administració s'han d'enfrontar a una gran quantitat de treball per a poder-los seleccionar en molt pocs dies.

Aquests primers projectes, si són bons, compleixen amb els requisits de la convocatòria i estan ben presentats, són els que més possibilitats tenen de ser informats favorablement davant la comissió que decideix el repartiment final, per la qual cosa haurem d'intentar presentar-los en el menor espai de temps possible.

També és convenient fer un treball previ de donar-nos a conéixer com a organització davant l'organisme corresponent. No es tracta de fer una labor de "piloteig", sinó de presentar-nos perquè puguen tindre una primera imatge positiva del nostre treball i la nostra entitat. Així mateix, d'aquesta trobada podrem obtindre informació molt útil per a enfocar el nostre projecte de la manera més adequada.

FORMAT I CONTINGUTS DEL PROJECTE

Partint d'aquestes premisses, llevat que en la convocatòria s'especifique una altra manera, el projecte el presentarem en tres documents.

Documents del Projecte:

• Primer document : Dades més rellevants exposats de forma molt gràfica.

• Segon document : Desenvolupament en profunditat del Projecte, sense perdre'ns en retòriques.

• Tercer document : Annexos que avalen l'exposat en el Segon document.

El Primer document serà una síntesi del Projecte, on s'exposaran les dades més rellevants d'aquest (qui som, quin és el nostre projecte, a qui va dirigit, on el realitzarem, quins objectius ens plantegem, com el desenvoluparem i avaluar, quan el posarem en marxa i amb quins recursos comptarem). Totes aquestes dades serà convenient exposar-los a través de quadres, cronogrames, llistes, etc., de manera que siga molt senzill d'entendre amb una simple ullada i transmeta la visió global del nostre Projecte.

Haurem de fugir d'estendre'ns en la redacció i anar cap a frases curtes i esquemes amb dades concretes. Cada punt anirà en una fulla i no hi haurà més que un punt per fulla.

Aquest Primer document serà desenvolupat i completat en el Segon document, on entrarem més profundament en la fonamentació i metodologia del nostre Projecte. En cap cas això significa omplir folis i folis de retòrica buida, sinó explicar el nostre Projecte basant-nos en dades concretes. És recomanable seguir el mateix esquema que en el Primer document per a facilitar la cerca de la informació que es precise.

Per a l'elaboració del Primer i Segon document començarem per elaborar l'índex del nostre Projecte. De manera general podríem utilitzar el següent :

• Presentació

• Fonamentació

• Destinataris / Àmbit Territorial

• Objectius

• Activitats

• Avaluació

• Calendari

• Recursos Materials

• Recursos Humans

• Pressupost

En el Primer document podrem ajuntar dos d'aquests capítols en un sol. Per exemple, Recursos Humans i Recursos Materials, Activitats i Calendari o els Objectius i els destinataris, de manera que ens resulte un document de no més de 6 o 7 pàgines. Així aconseguirem no estendre'ns massa en el Primer document i resultarà senzill ampliar la informació en el Segon document.

El criteri seguit per a l'elaboració de l'índex proposat ha sigut el de poder basar cada capítol en els anteriors. Així doncs, partirem de la descripció de dues realitats, la nostra (presentació) i la de la realitat sobre la qual actuarem (Fonamentació).

Una vegada descrites aqueixes realitats, fitarem l'àmbit i els destinataris de la nostra actuació, per a, seguidament, passar a definir els objectius.

La definició d'objectius sol ser una tasca complexa on, sovint, es mesclen desitjos abstractes amb possibles resultats molt concrets. Com a referència ens pot servir la definició de tres tipus d'objectius, segons siga el seu termini de consecució, això és,:

• Objectius generals: Són aquells que transcendeixen al projecte, és a dir, que una vegada acabat el projecte no serem capaços d'avaluar-los al cent per cent, perquè la seua consecució no s'esgota amb el projecte. Serveixen per a enquadrar a la resta d'objectius.

• Objectius específics: Són aquells que coincideixen amb el projecte i, per tant, es podrà avaluar en finalitzar aquest. Es deriven dels anteriors i serveixen de base per als següents.

• Objectius operatius: Són aquells que podran ser avaluats al final de cada fase del projecte i estan directament relacionats amb les activitats proposades en ell.

Així doncs, d'aquests objectius operatius, es derivaran una sèrie d'activitats recollides en el projecte i per a cadascuna d'elles, així com per al projecte en el seu conjunt, haurem de plantejar un sistema d'avaluació.

Una vegada que ja hem concretat el que realment volem fer (Activitats i Avaluació), passarem a distribuir-ho en el temps mitjançant la seua temporalització o calendarització.

Doncs bé, seguint amb el mateix criteri, ja ens trobarem en situació de determinar els recursos, tant materials com humans, necessaris per a l'execució del projecte.

Finalment, la valoració econòmica d'aqueixos recursos ens permetrà elaborar un pressupost coherent amb tot el projecte.

Lògicament, aquest índex és una proposta concreta entre moltes altres possibilitats, on l'important és que l'ordre i l'enunciació dels capítols siguen clars, lògics i coherents amb tot el Projecte. D'aquesta manera facilitarem la lectura i comprensió d'aquest.

Una vegada determinat l'índex, començarem a desenvolupar el Segon document, subdividint cada capítol com creguem convenient. Després d'aquest pas, anotarem en cada capítol o subdivisió, les dues o tres idees principals que desitgem transmetre. Intentar formular més de dues o tres idees principals per apartat farà que el nostre Projecte resulte complicat d'entendre. Fet això només ens quedarà redactar cada apartat de manera clara, ajudant-nos de quadres, esquemes, taules, planigramas, etc., de manera que resulte fàcil d'assimilar el contingut. Així mateix, farem referència als annexos que anem a incloure en el Tercer Document.

Finalment, el Tercer document recollirà els annexos necessaris per a explicar de manera detallada qualsevol aspecte del Projecte.

Posem tres exemples:

• Si en la fonamentació hem fet referència a dades extretes d'un estudi entre les conclusions del qual es planteja la necessitat de desenvolupar un projecte com el nostre, adjuntarem aquest estudi com a annex.

• Si per a l'elaboració del pressupost hem utilitzat factures proforma o taules de càlcul per al cost de personal, també les inclourem com a annex.

• Així mateix, si en el projecte fem referència a la nostra experiència en treballs similars, podrem adjuntar com a annexos els fullets, cartells, documents, etc. que així ho avalen.

La complexitat dels objetius i avaluació.

Dos aspectes especialment rellevants, a més del pressupost al qual dedicarem una atenció especial, seran els objectius (específics i operatius) i l'avaluació.

Aquests objectius han de redactar-se de manera concreta i avaluable, al marge que els emmarquem dins d'unes finalitats o objectius generals globals. Hem de fugir dels clàssics començaments com Afavorir..., Potenciar..., Animar..., Promoure..., etc., perquè aquests són finalitats d'actuacions més globals. El nostre Projecte s'enclava en un període de temps concret, generalment inferior o igual a un any, i , per tant, hem de plantejar objectius avaluables en aqueix període. Sempre que ens siga possible, concretarem de manera numèrica els resultats esperats i, quan no ho siga, plantejarem l'objectiu en termes mesurables. Els objectius quantificables no presentaran problemes a l'hora de ser avaluats. Malgrat això en el capítol referit a l'avaluació esmentarem algunes eines per a mesurar-los. Quant als no quantificables haurem de dissenyar tècniques a base de fitxes, entrevistes, reunions, qüestionaris, etc., que ens permeten valorar el seu grau de consecució.

Tots aquests criteris són generals i el que siguen aplicats en major o menor mesura en una convocatòria concreta dependrà de la maduresa de l'equip de l'organisme que la convoque. És a dir, en algun cas, l'augment de les nostres possibilitats no serà directament proporcional al grau en què apliquem aquests criteris, encara que sí en la major part d'ells.

Finalment respecte a l'avaluació, només insistir que els projectes que no preveuen la manera de ser avaluats no ofereixen cap fiabilitat.

EL PRESSUPOST

A l'hora de presentar el Projecte haurem d'incloure un capítol relatiu a la valoració econòmica dels recursos que considerem necessaris per a la seua realització, així com les fonts de finançament previstes. És a dir, el Pressupost serà una valoració, en termes monetaris, dels recursos que pensem utilitzar en el Projecte, i que hauran quedat especificats en els capítols de Recursos Humans i Recursos Materials.

D'altra banda, encara que no ho incloguem en el Projecte a presentar a l'administració, resulta molt convenient fer un Pressupost de Tresoreria que ens done idea de la liquiditat que necessitarem a cada moment. Aquesta conveniència es veu reforçada pel fet que les subvencions es cobren amb bastant retard, en la major part dels casos.

Per a realitzar el Pressupost del nostre Projecte hem de tindre en compte que ha de ser un reflex econòmic fidel de l'activitat que realitzarem. Per això, no hem d'ometre despeses o ingressos encara que aquests es vagen a realitzar en espècie.

Aquest principi de valoració econòmica de tots els recursos necessaris, tindrà una clara excepció en la valoració de l'aportació del personal voluntari al projecte. El sentit d'aquesta exclusió està basat en el fet que, precisament l'existència de voluntariat és el que defineix a una Associació.

El pressupost l'ordenarem sobre la base d'uns criteris que la seua principal característica serà el que han d'establir categories excloents entre si, de manera que siga coherent amb la resta del projecte.

Per a explicar-ho d'una forma més clara, partirem dels criteris més utilitzats a l'hora d'ordenar un pressupost.

• El primer criteri per a ordenar un pressupost vindrà determinat per la separació entre despeses i ingressos. Aquest criteri és excloent perquè el que és una despesa no és un ingrés i viceversa.

• A l'hora de triar el segon criteri tenim diverses possibilitats. Si la nostra organització és d'un àmbit territorial gran podrà ser aquest, el criteri territorial, el triat com a segon, establint com a categories les diferents C.C.A.A. o Municipis en els quals anem a realitzar les nostres activitats. En cas que existisquen despeses i/o ingressos en els quals resulte difícil determinar a quin territori corresponen, establirem una categoria "General" que reculla les despeses i ingressos no atribuïbles de manera clara a cap de les categories territorials. Si, per contra, la nostra Associació és d'àmbit reduït, o si en el nostre projecte el territori on es desenvolupen les activitats no té una importància específica, com a segon criteri utilitzarem el d'Activitat. Això significa que establirem una sèrie de Partides o Grups pressupostaris directament relacionats amb les activitats descrites en el projecte.

Doncs bé, establides aqueixes premisses, el Pressupost el començarem establint les diferents Partides o Grups pressupostaris de despeses que hauran de coincidir amb les accions plantejades en el Projecte. D'aquesta manera el Projecte en el seu conjunt serà més coherent i fàcil de comprendre.

A més d'aquests grups es poden crear altres auxiliars, com és el de Gestió o Generals i el d'Inversions, i intentarem no establir cap sota el nom de Varis o Despeses Diverses que sempre provoquen un efecte negatiu. Per a curar-nos en salut i tindre previstos possibles despeses extres, sempre és millor incrementar cada partida en un percentatge (5-10%) i així evitar la necessitat d'aqueixos grups indefinits.

Així doncs, en aquest primer nivell de desglossament del Pressupost, les despeses quedaran agrupades en funció de l'objectiu o l'acció que cobriran, igual que els ingressos.

A continuació desenvoluparem la part relativa als ingressos, utilitzant exactament els mateixos criteris que en el pressupost de despeses, encara que les categories d'ingressos per naturalesa canviaran de denominació.

És a dir, agruparem les despeses i ingressos relatius a un mateix tipus de bé o servei dins de cada Grup Pressupostari. Aquests tipus poden ser, per exemple, Materials, Transports, Alimentació, Lloguers, Assegurances, Publicitat, Subministraments, Personal, etc., per a les despeses i Quotes, Subvencions, Donacions, Vendes, Serveis, etc., per als ingressos, de manera que el segon nivell de desglossament quedaria així:

El dividir els ingressos en les mateixes categories, segons el criteri d'activitat, que les despeses, té el sentit de lligar els ingressos específics d'una activitat concreta amb les despeses específiques d'aqueixa activitat, de manera que si varien les condicions d'aqueixa activitat i es veuen afectats les despeses, en tindre els ingressos específics just al seu costat, ens resultarà senzill determinar que manera afectaran aqueixes variacions als ingressos.

Quant a la determinació de les quantitats a pressupostar, fugirem del "Jo crec que això ens pot eixir per uns X €." o del "Em sembla que això li va costar a un amic X €. aproximadament". La seua determinació haurà d'estar basada en:

• La informació econòmica d'anys anteriors recollida en la nostra comptabilitat.

• Factures proforma o pressupostos sol·licitats a les empreses del bé o serveis que vulguem valorar.

• Taules auxiliars per al càlcul dels costos de personal, despeses financeres, repartiment de despeses generals, etc.

Quant als ingressos, haurem de tindre en compte que mai ens finançaran amb una subvenció el 100% del nostre projecte, per la qual cosa haurem de buscar i reflectir fonts de finançament complementàries.

A més, com més gran siga el suport obtingut d'altres organitzacions i major el nombre d'entitats que col·laboren amb nosaltres, major serà la possibilitat que el nostre projecte convença. En aquest sentit, si comptem amb algun document que avale la col·laboració d'altres organitzacions o organismes, convindrà que l'aportem com a annex.

El Pressupost resumit (només un nivell de desglossament) quedarà inclòs en el Primer document del Projecte i de forma estesa (dos nivells de desglossament: per Activitats i, dins d'aquestes per Naturalesa) en el Segon document del Projecte. Així mateix és aconsellable facilitar la seua comprensió mitjançant gràfics.

L'eina més útil per a l'elaboració de pressupostos és un full de càlcul de qualsevol dels programes informàtics que hi ha en el mercat. Aquesta eina ens permetrà obtindre informació de costos unitaris i comparar els pressupostos amb les dades comptables a fi de poder realitzar balanços.

SEGUIMENT DEL PROJECTE

Existeix una metodologia que ha de subjaure en totes les actuacions i processos que es donen en una Associació. Aquesta metodologia consisteix a Planificar, Actuar, Recollir dades i Avaluar per a tornar a Planificar, etc., sent aquest un procés continu. Doncs bé, donada la complexitat del seguiment i avaluació d'un Projecte, haurem d'identificar també aquestes fases en ell, de manera clara i precisa.

Així doncs, des del començament haurem de fixar una sèrie de qüestions respecte al seguiment i avaluació, perquè aquesta ens servisca a l'hora de justificar el Projecte i prendre noves decisions.

En la planificació del seguiment i avaluació establirem les següents qüestions :

• Què avaluarem.

• Quan ho avaluarem.

• Qui ho avaluaran.

• Com ho avaluarem.

Per a respondre al Què avaluarem partirem de tres conceptes, l'adequació, l'eficàcia i l'eficiència.

• L'adequació d'un projecte ens farà referència al grau d'idoneïtat d'aquest respecte a la població o l'àmbit sobre el qual es vol actuar.

• L'eficàcia fa referència al grau de consecució dels objectius.

• L'eficiència, finalment, ens indica la relació entre els resultats obtinguts i els recursos emprats.

Partint d'aquests tres conceptes (adequació, eficàcia i eficiència), resulta evident que haurem d'avaluar la idoneïtat del projecte, la consecució dels objectius i els recursos emprats, tant humans, materials i econòmics, com el factor temps.

El Quan realitzarem el seguiment i avaluació, també quedarà establit en el Projecte. Per a això fixarem unes fites en el temps la freqüència del qual vindrà determinada per la complexitat del Projecte, per la quantitat de persones que el desenvolupen i pel grau de precisió desitjat en la consecució dels objectius. Com més gran siga la seua complexitat, major siga el nombre de persones que intervinguen i major siga el grau de precisió desitjat, major haurà de ser la freqüència d'aquestes fites.

Com a criteri general, per a un Projecte que dure un any, seran entre mensuals i trimestrals, i en ells analitzarem la informació recollida en les actuacions realitzades. Una vegada analitzada aquesta informació i vistos els possibles desviaments esdevinguts respecte al Projecte, podrem adoptar les mesures necessàries per a corregir-los i evitar noves desviacions.

Així mateix, realitzarem una avaluació final que ens permeta analitzar de manera concreta tots els aspectes de l'execució del Projecte i de manera global els seus resultats, de cara a tindre criteris davant noves actuacions i a poder justificar la subvenció. En algunes subvencions es determinen períodes concrets d'avaluació durant l'execució del projecte i una avaluació final. En aqueixos casos assumirem els criteris establits per la convocatòria.

Quant al Qui participen en el procés, existeixen diverses possibilitats. En principi sembla lògic que comptem amb els destinataris de l'actuació i amb les persones que desenvolupen el Projecte de manera directa. Les seues visions seran diferents i complementàries, fixant-se més els primers en l'adequació i l'eficàcia del Projecte, i els segons en l'eficàcia i en l'eficiència. Això serà pel fet que els destinataris són més conscients de les seues pròpies necessitats i dels resultats obtinguts i, les persones que desenvolupen el programa, dels resultats aconseguits i dels mitjans emprats.

No obstant això, existeix una tercera possibilitat, igualment complementària, com és la d'una avaluació externa que aporte una visió, des de fora, de l'adequació, eficàcia i eficiència de la nostra actuació.

Aquesta última avaluació no sempre ens està permesa a les Associacions per raons econòmiques, però, realitzada per professionals, llança molta llum sobre les causes dels nostres errors que, amb freqüència romanen ocults als membres de l'Associació.

Finalment, el Com ens dirà les eines concretes que utilitzarem per a realitzar el seguiment i avaluació de l'execució del Projecte, i també haurà de quedar fixat en la planificació de l'avaluació. Les eines per a avaluar poden ser de molts tipus en funció del temps del qual disposem, el nombre de persones a avaluar, els aspectes que vulguem avaluar, etc. Alguns exemples d'eines són els següents :

• Enquestes entre usuaris potencials.

• Entrevistes a usuaris directes.

• Qüestionaris de preguntes tancades.

• Qüestionaris de preguntes obertes.

• Qüestionaris mixtos.

• Fitxes de recollida de dades.

• Reunions dels equips de treball.

• Fotografies i vídeos.

D'altra banda, podem distingir entre dos tipus d'avaluació en funció de la seua forma d'expressió :

1. Una avaluació quantitativa que s'expressarà mitjançant dades numèriques, ja siguen absoluts o relatius,

2. i una avaluació qualitativa, que quedarà expressada mitjançant textos o frases i que serà complementària a l'anterior.

En l'administració existeix una gran tendència a donar i demanar que es donen les dades de manera quantitativa a l'hora d'avaluar un projecte, i haurem de tindre'l en compte quan anem a presentar resultats, però això no ha d'implicar que no fem també una avaluació qualitativa del nostre treball.

Les avaluacions quantitatives tenen avantatges i inconvenients respecte a les qualitatives però no s'han d'entendre com a incompatibles, sinó com complementàries, perquè les deficiències d'unes les cobreixen les altres i viceversa.

L'avaluació quantitativa ens permet una major facilitat a l'hora de tabular, comparar i extraure dades, però ens deixa una informació poc matisada i no sempre és capaç d'explicar les causes dels resultats aconseguits.

Amb el seguiment i avaluació qualitatius recollirem matisos, motius i raons que només es poden conéixer amb una recollida d'informació més oberta, però resultarà molt més complicada la seua sistematització i el tractament de les dades recollides.

COMPTABILITAT

El mètode més adequat per al seguiment econòmic de qualsevol projecte és la Comptabilitat i, en concret, amb eines com els programes informàtics que per a això existeixen en el mercat. El control econòmic mitjançant la comptabilitat ve determinat per una sèrie de principis comptables i pel Pla General Comptable (PGC), la versió del qual per a entitats sense ànim de lucre està pendent d'aprovació, malgrat la qual cosa podem regir-nos pel seu esborrany.

El PGC estableix una sèrie de comptes en funció de la seua naturalesa, això és, agrupa en comptes comptables les despeses, ingressos i moviments econòmics en general, per la seua similitud (Ex. Sous i salaris, Despeses de Lloguers, Compres de Mercaderies, Ingressos per Vendes, Ingressos per Subvencions, Caixa, Bancs, Creditors, Deutors, etc.), creant una organització de Grups de comptes molt generals que es van ramificant fins a les més concretes, o Comptes de Major, que seran els comptes operatius on farem les anotacions. D'aquesta manera, el primer nivell de desglossament o Grups comptables seria el següent :

1. Finançament Bàsic.

2. Immobilitzat.

3. Existències.

4. Creditors i Deutors.

5. Comptes Financers.

6. Compres i Despeses.

7. Vendes i Ingressos.

Com déiem, aquest nivell es va subdividint fins que arribem a l'últim format pels Comptes de Major de les quals posàvem exemples anteriorment similitud (Ex. Sous i salaris, Despeses de Lloguers, Compres de Mercaderies, Ingressos per Vendes, Ingressos per Subvencions, Caixa, Bancs, Creditors, Deutors, etc.). Ara bé, com hem dit, aquests comptes estan establits amb el criteri d'igual naturalesa, però no responen a una classificació per activitats més coincident amb les nostres Partides o Grups pressupostaris, per la qual cosa haurem de recórrer a una classificació dels moviments econòmics més d'acord amb el Pressupost per a poder-los comparar amb aquest. Aquest sistema de comptabilitat que agrupa els moviments o anotacions en Grups d'Anotacions, que nosaltres farem coincidir amb els establits en el Pressupost com a Partides o Grups pressupostaris, es coneix com a Comptabilitat Analítica.

La Comptabilitat Analítica pretén determinar en quina activitat, projecte o programa s'ha produït la despesa o l'ingrés, de manera que puguem portar un control amb idèntics criteris classificatoris als establits en el Pressupost i amb els quals haurem de presentar els resultats. Aquesta necessitat de portar una Comptabilitat Analítica és potser l'aspecte més important d'aquest apartat per a la gestió de subvencions, i l'eina més adequada per a això serà qualsevol dels programes informàtics de comptabilitat que existeixen en el mercat actualment. No tindrem més que comptabilitzar els moviments econòmics i, mitjançant l'opció analítica del programa de comptabilitat, adjudicar la despesa al Grup d'Anotacions adequat. D'aquesta manera podrem saber en tot moment el marge econòmic que encara ens queda per a una activitat o si ens hem desviat respecte a les previsions.

Si el nostre Projecte, al marge d'estar dividit en diverses activitats, forma part d'un conjunt de Projectes que desenvolupa la nostra Associació Juvenil, existeixen programes amb una opció analítica amb dos nivells de desglossament, podent destinar el primer per a distingir entre projectes i el segon per a les activitats de cadascun d'ells.

Si a més un projecte és finançat per més d'una subvenció i volem diferenciar les factures destinades a justificar cada subvenció i poder operar amb els seus imports, malgrat que això ens complicarà una mica el seguiment, podrem extraure dades comptables mitjançant un full de càlcul, la versatilitat del qual a l'hora d'operar és molt major que la dels programes de comptabilitat, i treballar des d'aquesta en el quadre de les justificacions.

La periodicitat de les seues revisions vindrà determinada pel nostre volum econòmic, però és aconsellable fer-lo al començament de cada mes, perquè és al final quan s'acumulen la major part de les despeses. D'aquesta manera comptarem amb el saldo a fi del mes passat i, després d'examinar les previsions de cobraments i pagaments, modificant-les si calguera, podrem establir les necessitats de tresoreria.

No obstant això, si el nostre projecte és d'un volum econòmic xicotet, podrem dissenyar directament un full de càlcul on portar un control de despeses i ingressos sense necessitat de recórrer a un programa de comptabilitat

MEMÒRIA I JUSTIFICACIÓ ECONÒMICA

La justificació de la subvenció, mitjançant la Memòria, és una de les fases més importants de la seua gestió, si no la més important. Podem haver realitzat una bona labor de cerca de recursos, haver elaborat un excel·lent projecte, haver obtingut la màxima subvenció prevista, haver desenvolupat un treball impecable, haver fet un seguiment sense tatxa, però si no justifiquem convenientment la subvenció, tots aqueixos esforços hauran sigut debades.

I és potser la part més important perquè al començament no tenim res i, per tant, tampoc podem perdre res. No obstant això, una vegada realitzat el projecte i efectuats les despeses, si no els justifiquem degudament no ens pagaran la subvenció i perdrem els drets sobre ella amb la consegüent complicació per a la nostra situació econòmica.

Igual que en el cas del Projecte, la Memòria haurà de constar de tres documents.

1. En el Primer document presentarem les dades més rellevants de l'execució del projecte de manera esquemàtica i en formats molt visuals i senzills d'entendre (quadres, cronogrames, etc.), incloent un quadre d'avaluació global amb els Indicadors i els valors obtinguts en l'avaluació.

2. El Segon document serà en el qual entrarem a explicar de manera detallada com s'ha desenvolupat el projecte, quines dificultats hem trobat, quines desviacions hi ha hagut respecte a les previsions, etc. No hem d'esforçar-nos a donar una visió triomfalista del nostre treball, perquè la perfecció no existeix i, davant un/a tècnic/a amb experiència, no és creïble un compliment al 100% dels objectius.

3. Quant al Tercer document estarà integrat pels annexos. Aqueixos annexos seran els materials, cartells, fullets, vídeos, fotografies, qüestionaris d'avaluació, etc., que hàgem elaborat o reflectisquen la veracitat de l'exposat en la memòria. Així mateix inclourem, sempre que així ens ho sol·liciten, fotocòpies de totes les factures o justificants de despeses amb els quals pretenem demostrar en què hem aplicat la subvenció concedida.

En totes les subvencions de les Administracions Locals, Autonòmiques i Central, la presentació de les factures és un requisit indispensables per a la justificació. No obstant això, les convocatòries europees no sempre funcionen així, sinó que, en moltes ocasions, bastarà que conservem les factures per a presentar-les davant una possible inspecció futura, sense que siga necessari enviar-les a Brussel·les en el moment de la justificació.

És fonamental que totes aquestes factures i documents siguen absolutament legals, doncs, en cas contrari, correm el risc que ens descompten aquells imports que no hagen sigut correctament justificats. A més s'adjuntarà el justificant de pagament (ja siga mitjançant rebut, resguard d'ingrés bancari o transferència) o bé quedarà clar en la factura que aquesta ha sigut pagada. Això és així, perquè l'existència d'una factura no implica haver-la pagat. Fins que no tenim un rebut, un resguard de transferència o un segell en la factura com que l'hem abonada, no quedarà degudament justificat la despesa.

Les factures hauran de portar les següents dades:

• Dades del proveïdor

• Nom

• Adreça

• CIF

• Núm. de la factura (No albarà)

• Segell i/o signa

• Dades de la nostra entitat

• Nom

• Adreça

• CIF

• Altres dades

• Data

• Concepte

• Import

• IVA desglossat o especificació de "IVA Inclòs"

Quant a la resta de documents (Nòmines, TCs de la S. S., impresos d'Hisenda, etc.) hauran de ser impresos legals o normalitzats i degudament segellats i signats per l'organisme competent.

Són múltiples les relacions amb l'Administració que s'instrumenten a través de convenis de col·laboració sense que existisca una regulació jurídica unitària, aplicable als expedients de despesa que es tramiten referits a aquests. La utilització del conveni per a encobrir altres figures jurídiques que subjauen en el fons del negoci, unit a la falta d'una definició jurídica de conveni i d'una regulació detallada d'aquesta figura, fa que existisca una varietat de postures i criteris en aquesta parcel·la de l'actuació administrativa.

La denominació de conveni s'utilitza dins de l'àmbit general d'actuació de l'Administració Pública, referida a la coincidència de dues o més voluntats causant obligació. El present estudi té com a finalitat posar de manifest l'indegut ús d'aquesta figura per part de l'Administració, com a instrument d'execució del Pressupost de Despesa.

ACTUAL RÈGIM JURÍDIC DELS CONVENIS

El principi de col·laboració, conforme disposa l'article 3.2 de la Llei 30/1992, de Règim Jurídic de les Administracions Públiques i del Procediment Administratiu Comú, regeix les relacions entre les Administracions Públiques. Aquest principi de caràcter general és també aplicable a les relacions de col·laboració que, en virtut d'un conveni, l'Administració puga entaular amb altres entitats de caràcter privat. En els articles 5 i 6 de la citada llei es perfilen les possibles figures en les quals es plasma aquest principi –els convenis de Conferència sectorial i els convenis de col·laboració amb els òrgans de les comunitats autònomes– així com el contingut mínim d'aquests instruments.

Més enllà de les normes anteriorment citades no existeix regulació comuna als convenis, la qual cosa afavoreix plantejaments que seria desitjable superar i que permeten situar, erròniament, al conveni en “territori sense llei”.

Pel que fa a convenis com a instruments d'execució del pressupost de despesa, és a dir, aquells convenis dels quals es deriven obligacions econòmiques per a l'Administració, el marc jurídic convencional el constitueixen, a més de les citades lleis, les normes pressupostàries d'aplicació –bàsicament en l'àmbit estatal, Llei General Pressupostària i en l'àmbit territorial de la Comunitat Autònoma per les quals es regula la gestió del pressupost de despesa, les despeses pluriennals, les competències en la gestió de la despesa, el control intern que ha d'exercir la Intervenció, etc.

Completen aquest cos legal la Llei de Contractes del Sector Públic i la Llei General de subvencions (LGS) on s'estableix el marc jurídic bàsic que ha de regir l'actuació administrativa en el seu vessant de despesa pública. Si bé és cert que existeixen altres normes de rang legal que resulten d'aplicació a concretes despeses que ha d'efectuar l'Administració –Llei de Patrimoni de les Administracions Públiques, Llei d'Expropiació forçosa, etc.– els contractes i les subvencions, objectes regulats en les citades lleis, constitueixen pràcticament el 80% de l'actuació administrativa de la qual es deriven obligacions de contingut econòmic, excloent les despeses de personal.

A pesar que l'objecte d'aquestes lleis no és completar el marc jurídic dels convenis, tant en una com en una altra, així com en els seus reglaments de desenvolupament, existeixen referències a aquesta figura. Les citades referències tenen per objecte limitar amb precisió la possibilitat de formalitzar convenis amb persones subjectes a dret públic i a dret privat, sense que s'estiga bandejant la llei, és a dir, contemplen la possibilitat de formalitzar convenis al marge de l'àmbit d'aplicació de la llei de contractes (no dels seus principis) i recullen aquells supòsits en els quals el conveni pot ser una font o un instrument en el procediment d'atorgament de subvencions.

Així, la LCSP en el seu article 4.1, lletres c i d, precepte considerat de caràcter bàsic, determina que estan exclosos del seu àmbit d'aplicació els convenis celebrats amb persones públiques o privades, sempre que el seu objecte no estiga comprés entre els regulats en aquesta llei o en lleis especials. La norma acudeix al concepte general i ampli de contracte per a determinarel seu àmbit d'aplicació, establint clara connexió amb tal precepte, sempre que ens trobem davant un contracte onerós, qualsevol que siga la seua naturalesa jurídica, celebrat per algun dels ens del Sector Públic. Conforme a aquest article, la possibilitat d'acudir a la figura de conveni en els casos de relacions de caràcter i contingut contractual en què existisquen interessos patrimonials, amb independència de la personificació pública o privada del subjecte, queda eliminada. Aquesta regulació negativa de la figura dels convenis es veu complementada amb l'apartat 2 del citat article 4 de la LCSP, en virtut del qual els contractes, negocis i relacions jurídiques enumerats en l'apartat anterior –entre els quals figuren els convenis– es regularan per les seues normes especials, aplicant-se els principis d'aquesta Llei per a resoldre els dubtes i llacunes que pogueren presentar-se.

Quan la LGS s'ocupa dels convenis en l'àmbit de l'activitat de foment, el fa considerant com a parts a l'Administració concedent i al tercer beneficiari o entitat col·laboradora. Els convenis són l'instrument habitual per a canalitzar les subvencions directes previstes nominativament en els Pressupostos Generals de l'Estat i en el cas d'entitats col·laboradores, quan en la gestió i distribució dels fons públics participen aquestes entitats, s'exigeix, en tot cas, la formalització d'un conveni de col·laboració entre aquesta entitat i l'òrgan concedent, en el qual es regularan les condicions i obligacions assumides per aquella.

El Reial decret 887/2006, de 21 de juliol, pel qual s'aprova el Reglament de la Llei, General de Subvencions (RLGS), perfila l'àmbit objectiu de la Llei. Summament esclaridor resulta l'article 2, precepte de caràcter bàsic, en el qual, d'acord amb el concepte legal de subvenció, determina els supòsits en els quals ha d'aplicar-se la llei de subvencions als convenis enfront dels supòsits que s'entendran exclosos del seu àmbit d'aplicació. Entre els primers es troben, entre altres, els convenis de col·laboració celebrats entre Administracions Públiques, en els quals únicament l'Administració Pública beneficiària ostenta competències pròpies d'execució, consistint l'obligació de l'Administració Pública concedent de la subvenció en la realització d'una aportació dinerària a favor de l'altra part del conveni, amb la finalitat de finançar una activitat pròpia de l'Administració que rep els fons. En aquest precepte del RLGS, també s'inclouen en l'àmbit d'aplicació de la llei els convenis de col·laboració pels quals l'Administració assumeix l'obligació de finançar, en tot o en part, una activitat ja realitzada o a realitzar per persones subjectes a dret privat i el resultat del qual, material o immaterial, resulte de propietat i utilització exclusiva d'aquest subjecte.

La forma del negoci resulta irrellevant; si es tracta d'una relació de caràcter i contingut subvencional, s'ha d'aplicar la Llei de Subvencions.

NEGOCIS UNILATERALS I NEGOCIS BILATERALS

Al llarg de la relació apuntada en l'apartat anterior, s'entén per conveni aquell instrument que permet donar cobertura formal a una gran varietat d'actuacions. A l'efecte de qualificar jurídicament cadascuna d'aquestes actuacions i en conseqüència aplicar-los el règim jurídic que corresponga, resulta necessari fer una primera distinció entre negoci unilateral i bilateral, i dins d'aquesta segona categoria, entre conveni i contracte.

La doctrina ha realitzat construccions jurídiques sobre els actes jurídics generadors d'obligacions i relacions jurídiques, als quals denomina genèricament “negocis jurídics”. Un dels criteris utilitzats en l'estudi dels negocis jurídic els classifica en unilaterals, bilaterals o plurilaterals, segons el nombre de declaracions de voluntat de què consten. El negoci unilateral és el que resulta d'una sola declaració de voluntat i produeix efectes independentment de l'acceptació aliena. Servisca d'exemple en el Dret Privat l'atorgament de testament o els títols valor, on la font de l'obligació és només la voluntat de la persona que ho signa. En el Dret Públic, els negocis jurídics unilaterals constitueixen la majoria atés que l'acte administratiu és per naturalesa unilateral. Dins dels negocis unilaterals merita distingir la categoria del negoci subvencional per la particularitat que presenta. El caràcter de negoci unilateral de la subvenció (donació modal com és qualificada per la Jurisprudència) sembla, en principi, difícilment compatible amb el conveni, entés com a negoci jurídic bilateral. Es pot entendre que, si bé l'acte de concessió és un acte unilateral, precisa per a la seua plena eficàcia l'acceptació del beneficiari atorgada en aquests casos mitjançant la corresponent subscripció del conveni instrumental.

Els negocis jurídics bilaterals en el Dret Públic es poden dividir en contractes i convenis.

DIFERÈNCIA ENTRE CONVENI I CONTRACTE

Podríem definir al contracte com una convenció jurídica manifestada en forma legal, per virtut de la qual una part s'obliga a favor d'una altra o vàries, recíprocament, al compliment d'una prestació produint-se llavors un intercanvi de prestacions obligacionals. Part de la Doctrina considera que en el contracte administratiu és molt rellevant la posició de supremacia de l'Administració mentre que en el conveni, la situació és més d'igualtat per tractar-se d'un acord de voluntats. Aquesta teoria que no és pacífica perquè el seu fonament, supremacia de l'Administració, pertany a una filosofia que es va diluint en la mar del Dret Comunitari.

Existeixen uns trets característics d'aquestes dues figures que poden ser útils per a la qualificació jurídica del negoci que es proposa.

DIFERÈNCIA ENTRE CONTRACTE I SUBVENCIÓ: DETERMINACIÓ DEL PROMOTOR DE L'ACTIVITAT

Partint de la classificació clàssica de l'activitat de l'Administració: prestació, foment i policia, deixant a un costat l'activitat de policia, regeix la següent distinció: Des del punt de vista de l'Administració, pot ocórrer que aquesta realitze una activitat de servei públic, que és una activitat de prestació, o bé que realitze una activitat de foment que és una activitat de promoció o estímul. Per a situar-nos correctament en un àmbit o un altre resulta necessària la determinació del promotor de l'activitat com a punt de partida per a qualificar el negoci i també per a determinar l'aplicació pressupostària de la despesa que d'ell es derive.

Per a definir el promotor de l'activitat, és important trobar els elements diferenciadors que caracteritzen l'activitat de servei públic en el sentit ampli del terme –entesa com a activitat de prestació en la qual actua l'Administració com a promotor– enfront de l'activitat de foment que és aquella en què l'Administració incentiva l'activitat dels particulars o d'altres Administracions Públiques, sent l'agent receptor de fons públics el promotor de l'activitat incentivada.

Si l'Administració actua com a promotor, el negoci és generalment bilateral i en aquests casos, si a més la matèria objecte del negoci consisteix en un contracte dels regulats en la LCSP, amb independència de la quantia de la prestació i de la personificació pública o privada del subjecte que l'ha de realitzar, l'expedient s'ha de tramitar com un contracte i no com un conveni. En canvi, en el cas que el promotor de l'activitat siga l'agent receptor de fons sense que existisca cap contraprestació per a l'Administració, el negoci s'ha de qualificar de subvenció i l'expedient es tramitarà amb subjecció a la LGS.

Cal distingir l'àmbit dels convenis, les subvencions i els contractes perquè la utilització d'un instrument o un altre per part de l'Administració, no és opcional.

La Constitució Espanyola estableix en l'article 103 un precepte referit a l'Administració pública: «L'Administració pública serveix amb objectivitat els interessos generals i actua d'acord amb els principis d'eficàcia, jerarquia, descentralització, desconcentració i coordinació, amb sotmetiment ple a la Llei i el Dret.

Aquest principi de sotmetiment a la legalitat, que ha de regir tota activitat administrativa, obliga l'Administració a qualificar la seua activitat per a, posteriorment, aplicar la normativa que corresponga segons es tracte materialment d'un contracte, una subvenció o un conveni de col·laboració. El criteri teleològic enfront del criteri formalista, serà l'utilitzat per a determinar l'exclusió del negoci de l'àmbit d'aplicació de la LCSP o de la LGS.

El punt de partida ha de ser la determinació del promotor de l'activitat. Aquesta precisió permetrà situar el negoci des de l'òptica de la LCSP –l'Administració com a promotora encarrega una obra, un subministrament o un servei–, o des del punt de vista de la LGS, quan l'Administració fomenta una activitat que un altre promou. Significa això que tot el que no és contracte és subvenció? No. Una interpretació massa estricta de l'article 4 de la LCSP i de l'article 2 del RLGS ens portaria a la conclusió de la impossibilitat de celebració de convenis de col·laboració entre Administracions, la qual cosa no ha sigut la finalitat perseguida pel legislador.

El terme contracte onerós en l'àmbit de l'Administració l'identifiquem fàcilment com un acord de voluntats entre dues persones, a través del qual una s'obliga a complir una cosa determinada (una prestació) a canvi d'un preu.(onerós) La subvenció és una disposició gratuïta, a favor de persones publiques o privades, per a fomentar una activitat d'interés public.(gratuït) És molt habitual que, en analitzar el text del conveni s'observe que el que projecta materialitzar-se és una prestació i una correlativa contraprestació (contracte), o bé, que el negoci beneficia només a una de les parts del conveni. (subvenció).

Mancant una definició jurídica de conveni, la qual cosa està donant, és una definició negativa.

Encaixa en aquesta definició negativa, el grup dels denominats protocols generals que es limiten a establir pautes d'orientació sobre l'actuació de cada Administració i a fixar un marc general en el qual es desenvoluparà la col·laboració, en una àrea competencial compartida. També els convenis marc amb compromís econòmic màxim, tant aquells dels quals es desprenen obligacions sense necessitat de formalitzar un nou instrument com aquells en els quals demora l'eficàcia plena del compromís a la formalització de les corresponents addendes.

El fet que l'actuació final consistisca en una activitat conjunta, bé de prestació, bé de foment, no desvirtua la legalitat del conveni.